نموذج خطة عمل طوارئ تكنولوجيا المعلومات في الفنادق / خطة طوارئ
نموذج خطة عمل طوارئ تكنولوجيا المعلومات في الفنادق
تعتمد معظم عمليات الفندق حاليًا بشكل مباشر على أجهزة الكمبيوتر، وتطبيقات البرامج مثل نظام إدارة الممتلكات (PMS)، ونقاط البيع (POS)، والواجهات، والإنترنت أو الربط الشبكي.
في حالة فشل حدث غير متوقع من الأجهزة أو طبقة نظام التشغيل أو برنامج التطبيق، لن يكون لدينا بديل سوى التبديل إلى العمليات اليدوية لعمليات فورية غير متقطعة. في حالة حدوث مشكلة، تقوم إدارة تقنية المعلومات بإبلاغ المدير المقيم أو مدير البهو عن الفشل.
يجب أن يتولى فريق يتألف مما يلي تنسيق العمليات اليدوية تحت قيادة المدير المقيم أو مدير البهو:
- مدير البهو / مدير المكاتب الأمامية.
- مدير عمليات الأغذية والمشروبات.
- حارس الفندق التنفيذي أو مشرف المراقبة المكتبية.
- مدير تقنية المعلومات ومساعدي تكنولوجيا المعلومات.
- مدير الحسابات والأمين العام في الخدمة.
- مشغل الهاتف/ خدمة الزوار.
توزيع تقارير النسخ الاحتياطي للطوارئ:
يتم طباعة تقارير الطوارئ وحفظها من قبل فريق مكتب الاستقبال على فترات منتظمة، يتم توزيع أحدث مجموعة من هذا التقرير على رؤساء الأقسام ذات الصلة في حالة الطوارئ. يجب أن يتم إنشاء هذه التقارير يوميًا وسيقوم القسم المعني بطباعتها وحفظها.
في حالة فشل (الخادم)، يقوم مدير الردهة بإعطاء إشارات إلى مدير المكاتب الأمامية، وإبلاغ المدير العام/ مدير القسم وأعضاء الفريق الآخرين. عمليا أي قوة بشرية إضافية سيكون مطلوبا من مدير البهو / مدير المكاتب الأمامية وفريق المالية توزيع بطاقات GR-preededed و GR و فواتير الزوار و فواتير نقاط البيع وغيرها للمسؤولين المعنيين.
قائمة تقارير الطوارئ التي طبعت وحفظت مسبقا:
- النزلاء في الفندق من خلال رقم الغرفة.
- النزلاء في الفندق فرزها حسب اسم الضيف.
- الوافدون المتبقون لليوم حسب رقم الغرفة.
- القادمون الجدد مع كبار الشخصيات وتفضيلات النزلاء.
- غرف المغادرة المتبقية حسب رقم الغرفة.
- تسجيل المغادرة -لليوم.
- الوصول تم تسجيل الدخول – اليوم.
- تقرير استقبال المطار.
- تقرير توصيل للمطار.
- تقييم فرق التباين.
- الحجوزات (الكل).
- التوافر حسب نوع الغرفة.
- قائمة الوصول بعد 3 أيام.
- المغادرة لل3 أيام القادمة.
- جميع العمليات المفتوحة للأيام الثلاثة القادمة.
- قائمة وظائف الولائم لليوم.
- قائمة الإشراف الداخلي التي تبين حالة الغرف الحالية.
- تقرير تفاصيل حالة الغرفة.
- قائمة الغرف خارج الترتيب.
- قائمة الغرف خارج الخدمة.
- تقرير مفصل لرصيد النزلاء.
- تقرير الرصيد المفتوح.
- تقرير الرصيد العالي للنزلاء.
- رصيد دفتر الأستاذ للنزلاء مع المديونية.
- AR دفتر الأستاذ التوازن مع المديونية.
- حالة أمين الصندوق.
- المدفوعات عن طريق السجل النقدي.
- سعر الصرف الحالي.
القرطاسية المطبوعة مسبقا / المرقمة التالية يجب أن تبقى في حالة جاهزة لأخذ تسجيل الوصول/ تسجيل المغادرة مع مدير البهو/ مدير المكاتب الأمامية ليتم تسليمها إلى الإدارة المعنية:
- بطاقات تسجيل نزيل فارغة مطبوعة مسبقاً..
- فواتير نقاط البيع الفارغة المطبوعة مسبقاً
- تذكرة طلب مطبخ فارغ مطبوعة مسبقاً (KOT).
- إيصال دفع مطبوع.
- نموذج استلام فارغ مطبوع مسبقًا.
يجب على جميع الأقسام التبديل إلى عمليات التشغيل اليدوي ، فيما يلي وصف ملخص للعمليات اليدوية لكل قسم:
مكتب الإستقبال:
تسجيل الوصول: سيعمل موظفو مكتب الاستقبال على قائمة الوصول الموجودة أعلاه لحجب الغرف. وسيتم استخدام بطاقات التسجيل الخاصة بالنزلاء المطبوعة مسبقا لإجراء تسجيل وصول يدوي، بعد تسجيل الوصول لنزيل محجوز ، سيتم وضع الحجز المطابق على قائمة الوصول المتوقعة. يجب على موظفي مكتب الاستقبال إبلاغ الإدارة الأخرى مثل: الهاتف وخدمة الغرف وخدمة تنظيف الغرف والمطاعم الأخرى عن تسجيل الوصول الخاص بالضيوف الذي تم تسليمه يدويًا، ويتم الاحتفاظ ببطاقة تسجيل الدخول وتفاصيل الإيداع المسبق منفصلة بحيث يمكن تحديثها فورًا بمجرد اتصال النظام بالإنترنت.
تسجيل المغادرة: يجب على موظفي مكتب الاستقبال التحقق من التقرير التفصيلي “رصيد النزيل” لمعرفة الرصيد المتبقي وفقًا للتقرير. سيستخدم أمين الصندوق تقرير الضيف المستحق لأخذ الرصيد الافتتاحي للضيوف الداخليين (حسب آخر تقرير متوفر)، وبالنسبة لبقية النزلاء، ستكون الفواتير المادية مطلوبة لإعداد الفواتير. تحقق مع الإدارات الأخرى وإذا كان هناك أي رسوم يجب جمعها من النزيل. عند تسجيل المغادرة، سيتعين على أمين الصندوق إعداد الفاتورة يدويًا وفقًا للمستندات الداعمة في مجلد النزيل.
طلب عنوان البريد الإلكتروني للنزلاء بحيث يمكن إرسال نسخة من الفاتورة إلى البريد الإلكتروني بمجرد اتصال النظام بالإنترنت. يجب كتابة تفاصيل التسوية على نسخة أمين الصندوق من الفاتورة. مرة واحدة في النظام عبر الإنترنت تحقق ما إذا كانت جميع المنشورات قد التقطت بشكل صحيح وتسجيلها مع فاتورة يدوية تظهر إنهاء إجراءات المغادرة.
الحجز:
جميع الحجوزات يتعين اتخاذها يدويا على استمارات الحجز، ولن يتم تأكيد الحجز ولن يتم مشاركة رقم تأكيد الحجز، وسيتم تحديد جميع الحجوزات باسم النزيل وتاريخ الوصول والوقت.
يجب تقديم الحجوزات التي يتم إجراؤها يدويًا بشكل منفصل بحيث يمكن إدخالها في النظام عند تشغيل النظام مرة أخرى. قم باستدعاء النزيل أو أرسل رسالة تأكيد الحجز بمجرد إعادة تشغيل النظام عبر الإنترنت.
الهاتف:
في حالة فشل برنامج الاتصال حيث لا توجد واجهة متاحة بين نظام إدارة الممتلكات و EPBX (تبادل الهاتف)، يجب أن تتم الفواتير الهاتفية يدويًا وترسل التفاصيل إلى المكاتب الأمامية ليتم جمعها أثناء تسجيل المغادرة.
لن يتم تفعيل وإلغاء تفعيل خدمة الاتصال الهاتفي تلقائيًا للنزلاء الذين قاموا بتسجيل الوصول والمغادرة خلال هذه الفترة يجب القيام به يدويا. كما يمكن التعامل مع أي استفسار يتعلق بالنزيل في غرفة النزيل باستخدام نسخة من التقرير الوارد في الغرفة من بواسطة الاسم ورقم الغرفة.
الإشراف الداخلي :
تشير قائمة النزلاء في الفندق حسب رقم الغرفة إلى حالة الغرفة الحالية، وسيقوم موظفوا إدارة شؤون الاشراف الداخلي بكتابة التغييرات في حالة الغرفة في ورقة تغيير حالة الغرفة، وسيتم حفظ هذه الورقة بحيث يمكن إدخال حالة الغرفة الصحيحة في النظام بعد أن يصبح جاهزًا للعمل، ويجب إبلاغ جميع التغييرات في حالة الغرفة إلى مكتب الاستقبال.
منافذ الأغذية والمشروبات (نقاط البيع):
يمكن التحقق من التقرير المتاح “النزلاء في المنزل حسب رقم الغرفة” للتحقق من تفاصيل النزلاء المقيمين، ويجب كتابة KOT (تذكرة طلب المطبخ) يدويًا على النموذج المطبوع مسبقًا وإرسالها إلى المطبخ المناسب.
يجب على فريق المطعم إعداد فواتير يدوية على مطبوعات منفصلة تم الاحتفاظ بها خصيصًا لهذا الغرض. لن يتم استخدام الفاتورة المطبوعة مسبقا الخاصة باستخدام الكمبيوتر.
ستتم كتابة تفاصيل التسوية على الفواتير. سيتم إرسال نسخة من الفاتورة إلى المكتب الأمامي (النقدية) في أقرب وقت ممكن. قبل تسليم النقود سوف يقوم كاشير المطعم بعمل ملخص البيع وتسجل الفاتورة قبل إيداع النقود وبطاقة الائتمان.
رقم الدعم المهم:
نظام إدارة الفنادق (PMS)
1) اسم ورقم الخط الساخن
نقطة البيع (POS)
1) اسم ورقم الخط الساخن
