من هو ضيف VIP؟

قد تختلف معايير تصنيف الضيوف كأشخاص كبار الشخصيات من فندق إلى فندق، وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

كبار الشخصيات: صانعي القرار في الشركات، وكلاء السفر، الأزواج في شهر العسل، ضيف لديه تجربة سيئة في زيارته الأخيرة، الصحفيون، منظمو المناسبات، المدراء العامون أو رؤساء الأقسام في الشركات وغيرهم.

VVIP: مجلس الإدارة، المالكين، الشركاء، المشاهير، أعضاء برنامج الولاء، رؤساء الدول، كبار المسؤولين الحكوميين، وغيرهم.

يبدأ التحضير لزيارة VIP و VVIP مباشرة بعد مرحلة الحجز، ويجب على جميع الإدارات التنسيق بفعالية والتحكم بعناية بإجراءات التحضير لكبار الشخصيات.

غالباً ما تتم الموافقة على وضع VIP من قبل المدير العام، مدير الغرف / مدير العمليات، أو مدير المبيعات. نظرًا لأن جميع الضيوف من كبار الشخصيات مسجلون مسبقًا، فإن الشخص الذي يوافق على حالة كبار الشخصيات يتحمل أيضًا مسؤولية وضع ائتمان الضيوف.

١/يجب على فريق المبيعات دائمًا إبلاغ قسم الحجوزات فيما يتعلق بحجز كبار الشخصيات مسبقًا، ويسمح هذا الوقت المتوقع للوصول لموظف الحجوزات بتخصيص الغرفة المناسبة وإخطار الإدارات الأخرى أيضًا.

٢/ أثناء الحجز يتم اختيار رمز مناسب لإرفاقه بالحجز في نظام إدارة الممتلكات.

٣/ ويساعد وضع علامات رمز VIP على الحجز الإدارة الأخرى على التعرف بسهولة على حالة VIP الخاصة بالضيف والقيام بالتحضيرات اللازمة.

٤/ تتم طباعة حالة كبار الشخصيات عادةً على تقارير مثل قائمة الوصول، وقائمة الهاوسكيبنج، وقائمة المغادرة وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، فإن برنامج إدارة الفنادق الحديث يمنح أيضًا للمستخدمين نافذة عند محاولة الوصول إلى حجز النزيل. على سبيل المثال: طلب حضور المدير العام أو مساعده عند الوصول”

٥/ بعد تخصيص الغرفة لضيف الـ VIP، يجب على قسم المكاتب الأمامية إرسال نموذج طلب VIP إلى خدمة الإشراف الداخلي وخدمة الغرف مسبقاً حتى يتمكنوا من القيام بالترتيبات المطلوبة.

٦/ إذا كان هناك أي تغيير في رقم الغرفة في مرحلة لاحقة، فيجب إرسال نفس النموذج إلى خدمة التدبير المنزلي وخدمة الغرف فورًا بعد تحديثه.

٧/ تضع إدارة  الإشراف الداخلي أولوية على وصول الشخصيات الهامة وإبلاغ المكتب الأمامي في أقرب وقت ممكن.

٨/ يضع قسم  الإشراف الداخلي كل وسائل الراحة المجانية لكبار الشخصيات في غرفهم.

٩/ يجب أن تعكس وسائل الراحة الترحيبية المكانة الثقافية والخلفية الثقافية للنزيل.

١٠/ يجب على مدبر المنزل التنفيذي أو مساعده التحقق من الغرف قبل تسليمها لمكتب الاستقبال لتسجيل الوصول.

١١/ في يوم الوصول التأكد من استيعاب جميع الطلبات الخاصة واتخاذ إجراءات بشأنها.

١٢/ يجب على فريق مكتب الاستقبال إبلاغ الإدارة/ المدير المقيم/ المدير العام للترحيب بالنزيل ومقابلته عند الوصول.

١٣/ يرجى دائمًا مرافقة نزيل VIP إلى الغرفة لمتابعة إجراءات تسجيل الوصول في الغرفة.

١٤/ ملء أكبر قدر ممكن من المعلومات في نموذج التسجيل قبل تقديمه للنزيل.

١٥/ القيام بجولة في الفندق مع النزيل اذا رغب بذلك لمشاهدة المرافق والمنشأة.

١٦/ إجراء مكالمة مجاملة خلال أول 24 ساعة للاطمئنان عن مدى رضاه عن الخدمة.