تصف حالات الغرف في الفنادق وضع الإشغال والنظافة والجاهزية، وتعني كلمة Occupied غرفة مشغولة، بينما تعني Vacant غرفة شاغرة، ويساعد فهم مصطلحات الهاوس كيبنج بالعربية والإنجليزية على تنسيق العمل بين الاستقبال والتدبير الفندقي.

أثناء إقامة النزيل تتغير حالة الغرفة عدة مرات، لذلك يجب إرسال التحديثات بين القسمين فورًا، مع الرجوع إلى إجراءات المنشأة ودليل نظام إدارة الفندق، لأن بعض التسميات والاختصارات تختلف بين الأنظمة.

مصطلحات حالات الغرف بالعربية والإنجليزية

• مشغولة (Occupied): يشغل النزيل حالياً الغرفة.
• إقامة مستمرة (Stayover): النزيل مقيم بالغرفة وليس من المتوقع مغادرته اليوم، وسيبقى على الأقل لليلة أخرى.
• بانتظار التجهيز بعد المغادرة (On-Change): النزيل غادر الغرفة، لكن لم يتم تنظيفها وتجهيزها للضيف القادم.
• عدم الإزعاج (Do Not Disturb – DND): النزيل طلب عدم إزعاجه خلال تواجده في الغرفة.
• قيد التنظيف (Cleaning in Progress): الغرفة تحت التنظيف حالياً بواسطة فريق الإشراف الداخلي.
• النوم خارجاً (Sleep-Out): النزيل مسجل في الغرفة، لكن لم يُستخدم السرير.
• في قائمة الانتظار (Wait List): حجز على قائمة انتظار إلى حين توفر الغرفة أو السعر المطلوب، وهي حالة للحجز وليست وصفًا لنظافة الغرفة.
• اختلاف في حالة الإشغال (Skip في أوبرا): تكون الغرفة مسجلة مشغولة لدى الاستقبال بينما يبلغ التدبير الفندقي أنها شاغرة، وتحتاج الحالة إلى تحقق وتسوية بين القسمين، ولا تثبت وحدها أن النزيل غادر دون دفع.
• شاغر وجاهز (Vacant and Ready): الغرفة نظيفة ومفتشة وجاهزة لاستقبال الضيوف.
• خارج الخدمة (Out of Order – OOO): الغرفة غير متاحة للبيع بسبب احتياجها إلى صيانة أو تجديد، وتُخصم من قائمة الغرف المتاحة للفندق.
• خارج الاستخدام (Out of Service – OOS): في نظام أوبرا، تبقى الغرفة ضمن مخزون الإتاحة رغم وضعها خارج الاستخدام، بخلاف OOO التي تُستبعد من الإتاحة، ويُرجع في تخصيص الغرفة إلى حالتها الفعلية وإجراءات الفندق.
• منع الدخول مؤقتًا (Lock-Out): الغرفة مغلقة ولا يمكن للنزيل الدخول إليها حتى يُمنح الإذن من قبل إدارة الفندق.
• مغادرة دون تسجيل الخروج (Did Not Check-Out – DNCO): غادر النزيل دون استكمال إجراءات تسجيل المغادرة لدى الاستقبال، وتُراجع حالة حسابه وفق سجل الفندق.
• مغادرة متوقعة اليوم (Due Out): من المتوقع أن يسجل النزيل مغادرته اليوم، ولا يعني ذلك أن الغرفة أُخليت بالفعل.
• تسجيل المغادرة (Check-Out): اكتملت إجراءات تسجيل مغادرة النزيل، وتُراجع جاهزية الغرفة للتسكين بشكل منفصل.
• تسجيل المغادرة المتأخر (Late Check-Out): النزيل طلب وسُمح له بمغادرة الفندق بعد وقت المغادرة المعتاد.

حالات نظافة الغرفة في الهاوس كيبنج

• نظيفة (Clean – CL): أُنجزت خدمة تنظيف الغرفة، ولا تعني هذه الحالة وحدها أنها شاغرة.
• تحتاج إلى تنظيف (Dirty – DI): الغرفة تحتاج إلى خدمة تنظيف، وقد تكون مشغولة أو شاغرة.
• مفتشة (Inspected – IP): غرفة نظيفة راجعها المشرف، وهي حالة اختيارية في نظام أوبرا بحسب إعدادات المنشأة.

الفرق بين حالة الإشغال وحالة النظافة

قد تكون الغرفة مشغولة وتحتاج إلى تنظيف، وقد تكون شاغرة لكنها غير جاهزة لاستقبال نزيل جديد، لذلك ينبغي مراجعة الحالتين قبل تخصيص الغرفة، فمغادرة النزيل لا تعني أن التنظيف والفحص قد اكتملَا.

مثال عملي: بعد تسجيل المغادرة تصبح الغرفة شاغرة من حيث الإشغال، لكنها تظل بحاجة إلى تنظيف، وبعد إنجاز الخدمة تُحدّث حالة النظافة، ثم تُستكمل مراجعة الجاهزية وفق إجراءات الفندق قبل استقبال النزيل التالي.

ويختلف Sleep-Out، الذي يصف عدم مبيت النزيل في غرفته المسجلة، عن Sleep discrepancy في نظام أوبرا، إذ تعني الأخيرة أن الاستقبال يسجل الغرفة شاغرة بينما يجدها التدبير الفندقي مشغولة.

للاطلاع على مصطلحات الاستقبال والحجز والخدمات، راجع دليل مصطلحات الفنادق بالإنجليزية والعربية.

أسئلة شائعة عن حالات الغرف

ما معنى Occupied في الفنادق؟

تعني أن الغرفة مشغولة بنزيل، ولا تعني أنها شاغرة أو جاهزة للبيع.

هل كل غرفة شاغرة جاهزة للتسكين؟

لا، فقد تكون الغرفة شاغرة لكنها تحتاج إلى تنظيف أو فحص أو معالجة عطل، ويجب التأكد من جاهزيتها قبل تخصيصها.

ما الفرق بين OOO وOOS في أوبرا؟

تُستبعد غرفة OOO من مخزون الإتاحة، بينما تبقى غرفة OOS ضمنه، مع ضرورة التحقق من صلاحيتها الفعلية وإجراءات المنشأة قبل إشغالها.

مراجع التعريفات التشغيلية

• دليل أوراكل: لوحة التدبير الفندقي وحالات الغرف
• دليل أوراكل: اختلافات حالات الإشغال بين الاستقبال والتدبير الفندقي
• دليل أوراكل: الحجوزات على قائمة الانتظار