المسمى الوظيفي: أمين مخزن
تحت إدارة: مدير المشتريات / مدير المخازن
ملخص الوظيفة:
يتحمل أمين المخزن في الفندق المسؤولية الرئيسية عن استلام وتخزين وإصدار الإمدادات والمعدات لعمليات الفنادق اليومية. العمل بشكل وثيق مع قسم المشتريات، وضمان النظافة في جميع مجالات العمل، والحفاظ على مناطق التخزين والاستقبال نظيفة ومرتبة في جميع الأوقات.
ويتحقق أيضاً من أن جميع الإمدادات والسلع المستلمة مدرجة في طلبات الشراء، كما يتم فحص مستندات التسليم والفواتير وتقديمها في المجلد المناسب. يحتفظ بالمخزون الأولي والسجلات وجرد المخزون بشكل شهري وجمع سجلات النفقات والاستهلاك وما إلى ذلك.
مهام ومسؤوليات أمين المخزن:
- تلقي وإعادة توجيه جميع السلع داخل وخارج الفندق إلى نقطة الاتصال ومنطقة التخزين الصحيحة.
- قادر على اتباع معايير لإصدار وتلقي الأسهم داخل منطقة عمل المتجر.
- مراقبة وجرد على أساس منتظم لجميع الطلبات على أساس المستويات المحددة أو الاحتياجات.
- الحفاظ على سجلات واضحة ومنظمة لضمان تقديم جميع التقارير والفواتير وتخزينها بشكل صحيح.
- مراقبة مستويات PAR لجميع المواد الغذائية لضمان بقاء المستويات مناسبة.
- مسؤول عن تخزين كل من الأغذية والمشروبات والمخزون التشغيلي.
- مسؤول عن التحقق يوما بعد يوم على مرافق التخزين للصيانة والنظافة.
- مسؤول عن التحقق من جميع السلع التي تم توصيلها وفقا لعملية الشراء المتفق عليها، استلام مذكرة التسليم والكمية المتفق عليها.
- رفض قبول العناصر التالفة أو غير المقبولة أو غير الصحيحة.
- ضمان نظافة جميع المناطق، والحفاظ على مناطق التخزين نظيفة ومرتبة والامتثال الصارم للوائح النظافة.
- التأكد من توقيع جميع طلبات الشراء من قبل رؤساء الأقسام المختصين واعتمادها من المدير العام والمراقب المالي اعتمادًا على إجراءات تشغيل الفندق.
- التأكد من مطابقة الكمية المطلوبة والكمية الصادرة دائمًا.
- ضمان توقيع نموذج طلب المتجر من قبل الشخص الذي يجمع البضائع والدخول في نظام إدارة المخزون/ المواد.
- نشر جميع الفواتير باستخدام MMS – نظام إدارة المواد.
- إجراء عمليات تدقيق المخزون لتحديد مستويات واحتياجات المخزون.
- إجراء عمليات تدقيق مادية للمخزون على أساس منتظم كما هو مشار إليه من قبل المراقب المالي والعدد الفيزيائي الذي يتم حسابه مع عدد المخزون في MMS -نظام إدارة المواد.
- يجب فحص أي اختلافات بين العد اليدوي وبرنامج MMS والمعلومات التي يجب تقديمها إلى إدارة الشؤون المالية.
- مساعدة مساعد الحسابات الدائنة ومسؤول الدفع في معرفة أي اختلافات في التكاليف.
- استمارات طلب كاملة للمخزون واللوازم.
- توسيع كل طلبات الشراء على أساس يومي وتحديث برنامج ونظام إدارة المخزون.
- العمل عن كثب مع المشتريات لتلقي العناصر والمعدات.
- تحرّي أي مشكلات في تسليم الموردين والإشراف عليها ومتابعتها.
- متابعة توثيق قضايا ما بعد ساعات العمل لضمان توافقها مع الضوابط والإجراءات الداخلية المعمول بها.
- الإلتزام بجميع إجراءات الصحة والسلامة خاصة فيما يتعلق بالمواد الغذائية والمشروبات.
- ضمان مظهر موحد وشخصي نظيف ومهني.
- التحدث مع الآخرين باستخدام لغة واضحة ومهنية.
- الاحتفاظ بتسجيلات دقيقة لجميع السلع الواردة والصادرة.
- إخطار مدير المتجر والمشرف بأي مستويات مخزونات منخفضة.
- تحديد والإبلاغ عن أي عناصر بطيئة الحركة لتجنب شراءها.
- تالحقق وتتبع المخزون المستلم واستكمال سجلات الجرد والسجلات.
- أداء أي واجبات أخرى تم تعيينها من قبل الإدارة أو المشرفين.
الشروط:
- الموقف الإيجابي ومهارات التواصل الجيد.
- المرونة في الاستجابة لمجموعة من مواقف العمل المختلفة.
- القدرة على العمل بمفرده أو كجزء من فريق.
- لديه عين جيدة تلاحظ التفاصيل.
- على دراية بنظام إدارة المواد (MMS).
- مطلع على برنامج إدارة المخزون.
- يجب أن يكون لديه مهارات الكمبيوتر الأساسية للعملية اليومية.
التعليم:
دبلوم أو درجة في الإدارة / المالية أو الأعمال ذات الصلة. قادر على العمل مع مجموعة مايكروسوفت أوفيس.
الخبرة:
خبرة إدارة مخزن سابقا مع مسؤولية مراقبة المخزون. خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة مماثلة في فندق كامل الخدمات أو صناعة الضيافة.
