القسم: الإشراف الداخلي- عام

وقت التدريب: 30 دقيقة

يجب أن يكون لدى موظفي خدمة تنظيف الغرف معرفة جيدة بأنواع المفاتيح والأقفال المستخدمة في الفندق.

إصدار مفاتيح الطابق لمنظفي الغرف:

• قم بإصدار مفتاح الطابق للخدم فقط بعد الحصول على التوقيع على السجل الرئيسي.
• يجب ألا يعطى خدم الغرف مفتاح الطابق لأي نزيل أو موظفي الفندق الآخرين.

اجمع المفاتيح في نهاية كل نوبة:

• عند إرجاع مفتاح الغرف اطلب منهم التوقيع على سجل التحكم الرئيسي.
• أعد المفاتيح إلى قسم الأمن واحصل على توقيع من موظفي الأمن الذين يستلمون المفاتيح.

التعامل مع المفاتيح الرئيسية الكبرى والمفاتيح الرئيسية:

• يجب على الأشخاص المصرح لهم فقط بتسجيل الخروج الحصول على المفتاح الرئيسي في القسم.
• إذا كان الموظفون غير المصرح لهم يريدون التعامل مع هذه المفاتيح لأي حالات خاصة، فيجب أخذ موافقة من مساعد المدير. مدير الإشراف الداخلي أو التنفيذي في الإشراف الداخلي.
• قم بالمتابعة مع الموظفين الذين أخذوا هذه المفاتيح إذا لم يتم إرجاعها في الوقت المحدد.
• إذا وجدت أي شيء مريب فأبلغ عن ذلك للمديرين.

مفتاح التحكم في الطوارئ:

• يجب تخزين مفتاح الطوارئ في خزانة المفاتيح مع ختم الانفصال.
• فقط في حالة الطوارئ يتم كسر الختم لاخذ المفتاح.
• فتح الظرف المختوم وأخذ المفتاح الضروري منه.
• إعطاء مفتاح الطوارئ للموظفين المناسبين.
• في كل مرة يتم فيها أخذ مفتاح الطوارئ، يجب ذكر ذلك في سجل الإشراف الداخلي وأيضًا في السجل الرئيسي مع شرح تفصيلي للحادث.
• أعد المفتاح لخزانة الطوارئ.

التعامل مع المفاتيح المفقودة:

• في حالة فقدان أي مفاتيح، قم بإبلاغ المسؤولين التنفيذيين/ المشرفين في الإشراف الداخلي على الفور.
• سجل ذلك في سجل المفتايح المفقودة.
• أذكر ملاحظة تفصيلية حول سجل المفتاح المفقود مع التاريخ، اسم مضيف الغرفة، سبب الخسارة إن وجدت، أي ملاحظات.
• بعد الحصول على موافقة من المشرف الداخلي التنفيذي إعداد مجموعة جديدة من المفاتيح المفقودة (المفاتيح الإلكترونية) وللمفاتيح المعدنية إعطاء طلب جديد للصيانة.

اخذ مخزون مفاتيح منتظم:

• جرد المفتاح الرئيسي كل أسبوع إلى أسبوعين.
• إذا كانت هناك أية مفاتيح مفقودة اتبع الخطوات الموجودة ضمن “معالجة المفاتيح المفقودة”.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما أهمية أن يكون لدى موظفي الإشراف الداخلي معرفة جيدة بأنواع المفاتيح والأقفال؟

Q2. ما هي عملية إصدار مفاتيح الطابق لخادمي الغرف؟

Q3. كيف تتحكم في مفاتيح الطوارئ؟

Q4. من يتم الإبلاغ له على الفور في حالة فقدان المفتاح؟

Q5. ما ينبغي أن يكون تكرارا مثاليا للمخزون الرئيسي؟