المكاتب الأمامية

تعليمات الفوترة القياسية لمكتب الاستقبال/ رموز الفوترة

تلعب تعليمات الفوترة دورًا حيويًا في إدارة الحجوزات وتسوية الفواتير في الفنادق، حيث تُظهر طريقة الدفع وتحدد كيفية التعامل مع عمليات الفوترة بشكل يضمن الوضوح والدقة. تسهم هذه التعليمات في مساعدة موظفي مكتب الاستقبال وأمناء الصندوق في إجراء التسويات بشكل صحيح عند تسجيل المغادرة، مما يقلل من احتمالية النزاعات ويعزز تجربة النزلاء.

أهمية تعليمات الفوترة

  1. الدقة والوضوح: توضح تعليمات الفوترة الطريقة المثلى لإتمام التسوية، مما يقلل من الأخطاء المحتملة.
  2. تسهيل العمل: توفر معلومات دقيقة لموظفي المكاتب الأمامية لتحديد طريقة الدفع عند تسجيل المغادرة.
  3. تقليل النزاعات: تساعد في منع النزاعات مع النزلاء بشأن الفواتير.

استخدام تعليمات الفوترة في أنظمة PMS

توفر أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) الحديثة حقولًا منفصلة لتعبئة تعليمات الفوترة، حيث يمكن تحديث التعليمات مباشرة أثناء إدخال الحجز، مما يضمن ظهورها على المستندات المختلفة مثل:

  • فاتورة النزيل.
  • بطاقة التسجيل.
  • المستندات الداخلية الخاصة بالصراف.

على سبيل المثال:

  • إذا كان الدفع يتم نقدًا فقط، يجب الإشارة إلى ذلك بوضوح في تعليمات الفوترة.
  • في حال عدم تأكيد طريقة الدفع مسبقًا، يمكن وضع الحجز في حالة “اختياري” حتى يتم التأكيد.

الالتزام بالرموز القياسية

تُحدد إدارة الفندق رموزًا قصيرة موحدة لتعليمات الفوترة، ويُطلب من الموظفين الالتزام بها بدقة. تظهر هذه الرموز في مختلف المستندات والتقارير المتعلقة بالفواتير والحجوزات، مما يضمن سهولة الفهم والتنفيذ.

نماذج من رموز تعليمات الفوترة بالفنادق

الوصف العربي الرمز والوصف بالإنجليزية
الفوترة المباشرة BD – Bill Direct
فوترة الشركات BTC – Bill To the Company
الإنترنت WIFI – Internet
المغسلة LNDRY – Laundry
دفع الحساب الخاص POA – Pay Own Account
تم الدفع المسبق PREPAID – Pre Payment is done
الرسوم على شركة CTC – Charge to Company
الرسوم على وكالة السفر CTA – Charge to Travel Agent
الرسوم على بطاقة ائتمان CTCC – Charge to Credit Card
دفع مباشر DPMT – Direct Payment
بطاقة ائتمان CC – Credit Card
مكالمات هاتفية TEL – Telephone Calls
مواصلات من وإلى المطار TRNSFR – Airport Transfer
جميع الرسوم على ALLCHGS – All charges to
دفعة مقدمة DEP DUE – Deposit Due
جمع القسائم COLVCHR – Collect voucher
الإفطار BFST – Breakfast
كل الوجبات MEALS – All Meals
سرير إضافي EB – Extra Bed
خطة أوروبية EP – European Plan
خطة كونتيننتال CP – Continental Plan
خطة أمريكية معدلة MAP – Modified American Plan
الفاتورة الكاملة على شركة EBTC – Entire Bill to Company
المشروبات BV – Beverage
التدخين SM – Smokes
الغسيل LD – Laundry

نصائح إضافية

  1. تدريب الموظفين: يجب تدريب موظفي مكتب الاستقبال على قراءة وفهم رموز تعليمات الفوترة لضمان التسوية الصحيحة.
  2. مراجعة التعليمات: التأكد من تحديث تعليمات الفوترة بشكل دوري لمواكبة التغييرات في سياسة الفندق أو طلبات النزلاء.
  3. إدارة الشكاوى: الاحتفاظ بنسخة من جميع تعليمات الفوترة لتقديم مرجع عند حدوث أي نزاعات.

أسئلة تدريبية

  • ما أهمية تعليمات الفوترة لموظفي مكتب الاستقبال؟
  • كيف يمكن تحديث تعليمات الفوترة في أنظمة PMS؟
  • ما هي الرموز القصيرة الأكثر استخدامًا لتعليمات الفوترة؟

الختام

تعتبر تعليمات الفوترة جزءًا أساسيًا من العمليات اليومية في الفنادق، وتضمن تجربة نزيل سلسة من الحجز إلى تسجيل المغادرة. تنفيذ تعليمات واضحة وموحدة يعزز من كفاءة العمليات ويحسن من رضا النزلاء.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button