قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية- النوبة الليلية

التاريخ: ____________________________
اسم أو رمز الموظف: ____________________________

22:00 – 23:30

1. حضور اجتماع الإحاطة:
   • الاجتماع مع مدير المكتب الأمامي والمدير المناوب لتبادل الملاحظات ومراجعة خطة العمل.
2. استلام الكاش النقدي:
   • عد النقود واستلامها من نوبة المساء.
3. التحقق من أوامر ومهام اليوم:
   • مراجعة مكالمات الإيقاظ، وأوامر استقبال وتوصيل المطار.
   • الاطلاع على تفاصيل جميع الوافدين المتوقعين.
4. مراجعة حالة الغرف:
   • التأكد من حالة الغرف (نظيفة، قيد التفتيش، قذرة) وعدد الغرف المتاحة.
5. مراجعة المناطق العامة:
   • التأكد من نظافة المناطق العامة وصلاحيتها لاستقبال النزلاء.

23:30 – 00:00

1. التعامل مع الوافدين المعلقين:
   • استكمال إجراءات تسجيل الدخول للنزلاء المنتظرين.
2. البريد الإلكتروني:
   • التحقق من رسائل البريد الإلكتروني للمكاتب الأمامية والرد عليها.
3. تعليقات النزلاء:
   • مراجعة تعليقات النزلاء على مواقع التواصل الاجتماعي والرد بسرعة.

00:00 – 01:30

1. طباعة تقارير:
   • استخراج تقرير معدل التباين ومعدلات التحقق، والرموز الإحصائية للسوق والمصادر.
2. التحقق من ملفات النزلاء:
   • مراجعة بطاقات تسجيل النزلاء والملفات المكتملة.
3. تقرير تناقض الغرف:
   • متابعة الغرف المخصصة والتأكد من عدم وجود تناقضات.
4. دفتر الأستاذ:
   • مراجعة الرصيد والودائع المستحقة للنزلاء.

01:30 – 03:00

1. إغلاق نقطة البيع (POS):
   • تدقيق وإغلاق معاملات المطاعم والخدمات الأخرى.
2. مراجعة الفواتير:
   • التأكد من صحة فواتير ملفات النزلاء والتقارير النقدية.
3. دورية أمنية:
   • التنسيق مع الأمن لإجراء دورية تفقدية.
4. التحقق من الحسابات:
   • مراجعة الحسابات الرئيسية والملفات الدائمة وحسابات المجموعات.
5. إغلاق الصندوق:
   • التحقق من تسوية الصندوق والدفعات النقدية وبطاقات الائتمان.

03:00 – 04:30

1. إدارة المراجعة الليلية:
   • إنهاء عملية المراجعة الليلية والتأكد من تسجيل إجراءات الوصول المعلقة.
2. إغلاق الحسابات:
   • التحقق من جميع المدفوعات النقدية وتسويات بطاقات الائتمان.
3. إعداد التقارير:
   • طباعة تقارير اليوم التالي، بما في ذلك تقرير الأعمال اليومية (DBR) وحد الائتمان.
4. تخصيص أرقام الغرف:
   • إعداد أرقام غرف الوصول الجديدة للنزلاء.

04:30 – 05:00

1. إعداد عمولات وكلاء السفر:
   • مراجعة وحساب العمولات المستحقة.
2. تحديث الإحصائيات:
   • تحديث بيانات تعليقات النزلاء وتحليلها على مواقع التواصل الاجتماعي.
3. الحجوزات المستقبلية:
   • تدقيق الحجوزات القادمة للأسبوع المقبل (كل يوم أحد).

05:30 – 07:00

1. إرسال التقارير:
   • إرسال التقارير الأساسية، مثل الملخص اليومي، وحد الائتمان، وتقارير الأعمال اليومية.
2. أرشفة التقارير:
   • حفظ التقارير بشكل منظم في الأرشيف.
3. تحضير التسليم:
   • إعداد الملاحظات والمستندات لتسليم النوبة الصباحية.

07:00 – 09:30

1. تسليم المهام:
   • إجراء تسليم شامل مع مدير النوبة الصباحية والتأكد من نقل جميع الملاحظات.
2. متابعة أخيرة:
   • تنفيذ آخر المهام المتعلقة بالنوبة الصباحية لضمان استمرار العمل بسلاسة.

التوقيع: ____________________________
المراجع: ____________________________