مزايا وخصائص النظام:
- قاعدة بيانات واحدة توفر الترابط المتكامل بين الأنظمة الفرعية (مطاعم، مصبغة، هاتف) مع نظام المكتب الأمامي ومنه الترابط المتكامل مع المكتب الخلفي (محاسبة عامة وإدارة زبائن) لضمان الإدراج والترحيل الآلي للفواتير بالإضافة إلى الإنشاء الآلي للقيد اليومي للحركات المالية والترحيل الآلي لحركات الزبائن المدينة.
- ثنائي اللغة عربي -لاتيني بحيث يمكن استعراض أي نافذة في النظام وبأي مرحلة بإحدى اللغتين، مع إمكانية العمل وإدخال البيانات بإحدى اللغتين والحصول على التقارير والفواتير بكلاهما.
- لكل مستخدم اسم مستخدم وكلمة سر خاصة به توزع على أساسها آليات وصلاحيات العمل على النظام حسب موقع عمله في الفندق. وبهذا يتم التحكم بإظهار الشاشات والأيقونات والتقارير المسموح لكل مستخدم برؤيتها واستخدامها، فالنظام يوفر ربط متكامل مع نظام إدارة الصلاحيات لتحديد صلاحيات كل مستخدم (تفصيلياً)، بشكل عام على جميع الأنظمة وبشكل خاص على مستوى كل نظام على حدا.
- آليات مراقبة دقيقة جداً من حيث متابعة وحفظ جميع مراحل عمليات المستخدمين مع استعراضها ضمن تقارير تبين تفاصيل العملية واسم المستخدم إلى تاريخ العملية والوقت بالساعة والدقيقة والثانية.
- توفر رسائل تنبيهيه وتأكيدية في مختلف مراحل النظام للحد من الاعتماد على ذاكرة المستخدم وبالتالي الحد من الأخطاء البشرية الممكنة.
جداول النظام:
- إمكانية تعريف بيانات الفندق بشكل موسع وتفصيلي للحصول على هيكلية عمل واضحة ومتكاملة ومترابطة وبسيطة للمستخدم.
- إمكانية إضافة وتعريف عدد غير محدود من البيانات مع توفر إمكانيات البحث والتصفية والطباعة ضمن كل جدول من جداول النظام.
- إمكانية تعريف بناء الفندق من طوابق وغرف وأنواعهما ومواصفاتهما وحتى ربط صورة كل غرفة للحصول بالتالي على هيكلية واضحة لبناء الفندق تبين تفاصيل ومواصفات الغرف ضمن الطوابق مع حالة كل غرفة من الإشغال والنظافة والصيانة بالإضافة إلى استعراض بيانات الحجز في حال وجوده من تاريخ وصول ومغادرة وسعر وصولاً إلى صورة النزيل المقيم في الغرفة.
أسعار الغرف:
- إمكانية تعريف وتقسيم وترميز أسعار الغرف وبعدة مستويات حسب الخطط التسويقية.
- إمكانية إنشاء تفصيل الأسعار حسب كل موسم وكل نوع غرفة وحسب عدد الأشخاص وصولاً (لخمسة أشخاص (بالإضافة إلى التسعير للسرير الإضافي وللطفل والمهد، مع إمكانية التغيير لهذه الأسعار في يوم العطلة.
- إمكانية تخصيص أسعار لحجوزات الانترنت.
العروض المميزة (Packages):
- إمكانية تعريف العديد من العروض المميزة بطريقة تفصيلية وشاملة لربطها بأسعار الغرف، مع توفر العديد من الخيارات للحصول على آليات مختلفة لعمل العرض المميز تخدم مختلف متطلبات الفنادق.
- إمكانية وضع حد أعلى لسعر العرض المميز لاحتساب الفرق في حال كان المستهلك أكثر من الحد مع الإدراج الآلي لهذا الفرق مع ضرائبه في فاتورة النزيل، أما إذا كان المستهلك أقل فسيتم ترحيل الفرق إلى صافي ربح العروض المميزة.
- إمكانية توزيع إيراد العرض المميز إلى حسابات الطعام والشراب والأخرى في القيد اليومي الآلي للمكتب الأمامي.
إدارة السجلات الذاتية للنزلاء:
- إمكانية إنشاء ذاتيات سواء للضيف الإفرادي أو للشركات ولمكاتب السفر ولمصادر العمل.
- إمكانية الاحتفاظ ببيانات تفصيلية موسعة عن كل ضيف ضمن سجل ذاتية خاص به، من بيانات أساسية وعناوين وبطاقات ائتمان واتصالات ونشاطات …الخ.
- إمكانية ربط صور النزيل الخاصة وصور جوازه وتوقيعه وأي صور أخرى عنه والاحتفاظ بها، ولاحقاً يتم استعراض صورة النزيل وصورة توقيعه في شاشة نقاط البيع عند إغلاق الفواتير على غرفته للمطابقة والتأكد من هويته.
- إمكانية ربط جهاز قارئ الباركود لقراءة البيانات الأساسية من هوية النزيل أو جواز سفره وتعبئتها آلياً ضمن سجل ذاتيه.
إدارة الحجوزات:
- يمكن إجراء الحجز إفرادي أو لشركة أو لمجموعة ولأي فترة زمنية قادمة.
- يمكن إجراء حجز عن طريق الإنترنت.
- لا يمكن وضع تاريخ وصول الحجز بتاريخ وصول أصغر من تاريخ اليومية.
- شاشة موسعة وشاملة تحتوي على جميع العمليات المطلوبة لإدارة الاستقبال في الفنادق بالإضافة إلى السهولة التامة في الاستخدام والسرعة في الوصول إلى العملية المطلوبة. مع إمكانية التحكم بإظهار أو إخفاء أقسام الشاشة وأزرار شريط الأدوات للوصول إلى الشكل الذي يناسب احتياجات عمل المستخدم.
- عرض الحجوزات حسب آليات بحث وتصفية موسعة ضمن قائمة الحجوزات لتوفر العديد من حقول التصفية والتقاطعات بينها، بالإضافة إلى إمكانية الطباعة للقائمة الظاهرة.
- عرض الحجوزات بألوان مختلفة حسب حالة الحجز (مقيم، متوقع الوصول، مغادر…الخ) لتسهيل التمييز بين الحجوزات من قبل المستخدم.
- عرض ملخص لكل حجز يستعرض بيانات من حجز الضيف ومن ذاتيته وطريقة الدفع المتبعة.
- عرض فواتير كل حجز دون إمكانية التعديل عليها لتسهيل معرفة رصيد الغرف من قبل المستخدم العادي.
- عرض الإحصائيات الآنية للفندق ليتمكن المستخدم في أي لحظة من معرفة عدد المقيمين والواصلين والمغادرين ونسبة انشغال غرف الفندق…الخ.
إمكانية تلافي Overbooking حيث يمكن:
- معرفة توفر الغرف ضمن أي فترة مستقبلية مطلوبة على مستوى كل نوع غرفة مع معرفة المباع منها ضمن هذه الفترة، مع إمكانية طباعتها ضمن تقرير.
- معرفة نسب الانشغال المستقبلية وعدد الحجوزات المؤكدة والمؤقتة وعدد الغرف المتوفرة ……الخ ضمن نافذة لوحة التحكم.
- معرفة الغرف المشغولة والمتوفرة ضمن أي فترة زمنية وبسهولة عالية من قائمة الحجوزات التي تعرض الغرف المحجوزة وأنواعها وتواريخ وصولها ومغادرتها بشكل بسيط وواضح يسهل للمستخدم التمييز والمعرفة بمجرد استخدام النظر. بالإضافة إلى إمكانية إضافة حجز والتعديل عليه.
- النظام يقوم بالفحص الآلي للغرف ومعرفة توفرها ضمن فترة معينة ولن يسمح للمستخدم بعمل overbooking عليها إلا بصلاحية.
إمكانية تلافي Overbooking حيث يمكن:
- يمكن إضافة دفعة مقدمة Deposit على الحجز (نقدي أو بطاقات ائتمان) حسب العملة (دون إمكانية التلاعب بتاريخ الدفعة)، وتثبت في النظام على أنها ذمة لحين تسكين الضيف فتتحول إلى دفعة مرحلة تدرج ضمن ملف فواتيره.
- يمكن تأكيد الحجز حسب مكتب سفر أو شركة…. الخ.
- يمكن عمل حجز مجاني أو لاستخدام الفندق.
- يمكن نقل الحجز (من / إلى) قائمة الانتظار آلياً أو يدوياً.
- يمكن تحديد طريقة الدفع من نافذة الحجز.
- يمكن تصميم رسائل التأكيد حسب الطلب، ويمكن توفير ثلاثة تصاميم مختلفة تخصص كل واحدة حسب نوع الحجز (إفرادي، شركة، مجموعة) ، لتكون معبئة وجاهزة للطباعة .
- يمكن طباعة بطاقة التسجيل ووصل استلام الدفعة المقدمة مباشرة من النظام.
- يمكن نسخ الحجز، نقل الحجز من غرفة إلى أخرى، عمل ترقية للحجز.
- يمكن إلغاء الحجز وإعادة تفعيله، لكن لا يمكن إلغاء الحجز المؤكد بدفعة إلا بعد معالجة هذه الدفعة.
- يمكن تصميمها رسائل التأكيد حسب الطلب، ويمكن توفير ثلاثة تصاميم مختلفة تخصص كل واحدة حسب نوع الحجز (إفرادي، شركة، مجموعة) ، لتكون معبئة وجاهزة للطباعة .
- يقوم النظام بإلغاء الحجوزات غير المؤكدة آلياً، أما الحجوزات المؤكدة فيقوم بوضعها كـ (No show.
حجوزات المجموعات:
- آلية عمل متطورة ودقيقة وسهلة جدا في إنشاء حجوزات المجموعات، حيث أن معالجة الحجز بكل مراحله ومهما بلغت عدد غرفه المطلوبة تتم من خلال نافذة واحدة فقط.
- يمكن الانتقال بحجز المجموعة ضمن ثلاث مراحل (مبدي) لا يؤثر على توفر الغرف (مؤقت) يؤثر على توفر الغرف و(مؤكد) يتم فيه توزيع الحجز حسب عدد الغرف المطلوبة.
- يمكن ربط سعر خاص وعرض مميز خاص بحجز المجموعة.
- تخصيص غرف الحجز وتوزيع قائمة النزلاء ضمن الغرف (قائمة النزلاء مربوطة بعدد الأشخاص في الحجز فتغير عدد النزلاء المعرفين يؤدي إلى تغيير عدد الأشخاص تلقائياً).
- مكن تخصيص غرف بجدولة أسبوعية.
- إلى حجوزات المجموعة لتحويل فواتير VR فتح وإضافة غرفة وهمية المجموعة إليها.
- يمكن ربط حجز إفرادي بحجز مجموعة.
- يمكن تحويل فواتير المجموعة (جميع الفواتير أو الإقامة فقط… الخ) إلى غرفة VR آلياً دون تدخل المستخدم.
- توفر إحصائيات لحجز المجموعة لكل مرحلة من المراحل الثلاثة في نفس نافذة الحجز.
- يمكن تسكين حجز المجموعة بأكمله ومهما بلغت عدد الغرف المطلوبة من خلال النقر على زر واحد فقط.
- لا يمكن تغيير تاريخ الوصول بعد التسكين.
- يمكن التراجع عن التسكين في حال عدم وجود فواتير على الغرفة.
- يمكن تسكين الضيف العابر بدون حجز أو سجل ذاتية من خلال عملية التسكين السريع.
- يمكن عرض سجل عن تاريخ الضيف يبين تواريخ إقامته في الفندق والإيراد المحصل منه.
- يمكن عرض سجل مراقبة على مستوى الحجز يبين العمليات التي حصلت عليه واسم المستخدم الذي قام بها ووقت العملية بالساعة والدقيقة والثانية.
إدارة الفواتير:
- لن يتمكن المستخدم العادي من القيام بالعمليات المالية إلا إذا تم تعريفه كأمين صندوق.
- جميع العمليات المالية المطلوبة متوفرة حسب الصلاحيات الممنوحة من (Refund، Rebate، Tips، Paid out، Add charge، Add payment) الخ.
- إمكانية استخدام سلف أمناء الصناديق في حال عدم توفر نقدي في الصندوق حسب العملات.
- جميع العمليات المساعدة متوفرة حسب الصلاحيات الممنوحة من (نقل الفاتورة وتحويلها وفصلها ودمجها والحذف والإلغاء).
- ترحيل الفواتير آلياً من نقاط البيع (مطاعم، مصبغة، هاتف) إلى فاتورة الضيف دون السماح بالتعديل عليها أو حذفها أو إلغائها.
- احتساب وإدراج فواتير الإقامة والعروض المميزة والضرائب التابعة لها آلياً ضمن فاتورة الضيف دون السماح بالتعديل على المرحل منها، مع إمكانية عمل تسوية لسعر الغرفة في حالة المغادرة المتأخرة.
- يمكن إضافة فاتورة يدوية (والتي تكون محددة بعدة إدارات فقط يسمح للمستخدم باستخدامها)، ويقوم النظام باحتساب ضرائبها وإدراجها في الفاتورة آلياً.
- يمكن التعامل بالدفعات سواء كانت (نقدي، بطاقة ائتمان، حساب ذمة (في حال إغلاق الفاتورة).
- يمكن التعامل مع الدفعات النقدية وبمختلف عملاتها (فالنظام متعدد العملات) .
- يمكن فتح عدد غير محدد من نوافذ الفواتير ضمن السجل الواحد (Folio) وربطها مع غرف أخرى لسحب فواتيرها إلى هذا السجل، أو يمكن فتح هذه النوافذ لغرض ترتيب وتقسيم فواتير نفس الغرفة.
- آلية تحويل الفواتير بين الغرف سهلة جدا ودقيقة جدا بنفس الوقت، مع إمكانية التراجع عن عملية التحويل بسهولة تامة دون الحاجة للدخول في تعقيدات التحويل.
- يمكن فتح أكثر من سجل فواتير بنفس الوقت للعمل عليها لتلافي خطا النسيان.
- يمكن عرض الفواتير القادمة من نقاط البيع ومعرفة تفصيلاتها دون التعديل عليها.
- يمكن مراقبة العمليات المالية التي تمت على الفواتير على مستوى كل غرفة مع عرضها ضمن تقرير.
- يمكن طباعة ملف الغرفة في أي لحظة مع وجود العديد من الخيارات للطباعة (تفصيلية، تجميعية حسب الإقامة، الخ).
- يمكن إجراء عمليات مالية خارج فواتير الغرف مثل مصاريف مختلفة للمكاتب الأمامية، أو قبض دفعات المكاتب والشركات وترحليها على حساباتهم في إدارة العملاء.
- عدم السماح بتغيير رصيد الفاتورة عند إغلاقها مع قيام النظام باحتساب الفرق الناتج عن الإغلاق بعملة أجنبية وإدراجها ضمن الفاتورة.
- تغدير المجموعة يتم بشكل سريع من خلال النقر على زر واحد مع إظهار رسائل تبين حالة نجاح المغادرة.
- يمكن طباعة تقرير عن إغلاق صناديق أمناء الصناديق يستعرض الحركات المالية التي قام بها أمين الصندوق من دفعات نقدية وبطاقات ائتمان وحسابات ذمة…الخ.
إدارة الغرف:
- إمكانية إدخال حالة نظافة الغرف أو صيانتها ضمن نوافذ مخصصة لإدارة الغرف في نظام الاستقبال مع إمكانية استعراض وطباعة تقارير التنظيفات والصيانة أيضاً.
- إمكانية معرفة توفر الغرف ضمن أي فترة زمنية مطلوبة.
- إمكانية استعراض خريطة غرف الفندق في أي لحظة والاطلاع على الغرف حسب حالاتها (مشغولة -فارغة) أو (نظيفة – متسخة) أو خاضعة لصيانة أو حسب الطوابق مع إمكانية استعراض صور الغرف.
إغلاق اليومية:
- سهلة وسريعة جدا ودقيقة جدا ً في نفس الوقت وتعتمد مبدأ المتابعة والتدقيق فقط مع إمكانية المقارنة مع الإيراد الفعلي وفي حال وجود فرق فيمكن للمستخدم إدخاله وترحيله إلى حساب خاص بالفروقات لتسويته لاحقاً لتلافي إيقاف عملية إغلاق اليومية.
- عند التشغيل يقوم النظام بفصل وإيقاف جميع الأنظمة الفرعية عن العمل لاحتساب الإيراد بشكل صحيح.
- تحميل الفواتير الآلية من إقامة وعروض مميزة وضرائب ونفقات ثابتة .. الخ.
- التحقق من إغلاق فواتير الأنظمة الفرعية بشكل صحيح.
- التحقق من تغدير الحجوزات المتوقع مغادرتها أو تمديدها.
- التحقق من إغلاق الفواتير المعاد فتحها.
- التحقق من إغلاق صناديق المكاتب الأمامية بشكل صحيح مع إظهار رسائل واضحة في حال توقفت العملية لسبب ما.
- بعد عملية التحقق تتم عملية إغلاق اليومية وتغيير التاريخ وترحيل الحركات المالية إلى المحاسبة العامة وذلك بإنشاء قيد اليومية الآلي وقيد السلف مع ترحيل الحسابات الإحصائية والفروقات وحركات ذمم الزبائن المدينة.
- إمكانية استعراض جميع تقارير النظام بتاريخ اليومية أو بتاريخ سابق.
- إمكانية طباعة التقارير باللغتين العربية والانكليزية.
- إمكانية تنسيق تقرير الإدارة (تقرير اليومي) حسب رغبة المستخدم مع إمكانية استعراض عدد كبير من التقارير من نفس الشاشة.
- معظم التقارير تكون متعددة أي يمكن استعراض تقرير تفصيلي وإجمالي أو استعراض عدة تقارير جزئية منه.
- توفر التقارير بشكل وافي لجميع متطلبات الاستقبال والمحاسبة وحساب العملاء والأمن وغيرها.
- يمكن استعراض وطباعة جميع تقارير المكاتب الأمامية من شاشة الإستقبال.
- يمكن تصدير جميع التقارير والجداول إلى نظامي الوورد والإكسل.
