الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي

المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي

تحت إدارة: الرئيس التنفيذي / مدير الفندق

ملخص الوظيفة

يقوم السكرتير التنفيذي بدور أساسي في دعم الإدارة التنفيذية رفيعة المستوى، وذلك من خلال توفير الدعم الإداري الشامل لضمان سير الأعمال بسلاسة في الفندق. تشمل مسؤولياته تنسيق الاجتماعات، إدارة الجداول الزمنية، كتابة المراسلات، التواصل مع الزوار، الرد على المكالمات الهاتفية، والتعامل مع الطلبات المختلفة. يُعد السكرتير التنفيذي حلقة وصل رئيسية تسهم في تسهيل عمليات الإدارة وتعزيز فعالية العمل المكتبي.

مهام ومسؤوليات السكرتير التنفيذي

• تقديم الدعم الإداري والمكتبي: تقديم المساعدة في إعداد الوثائق، تنظيم الأعمال المكتبية، وتنسيق الأنشطة اليومية مع الأفراد أو الإدارات.
• إدارة الجدول الزمني للاجتماعات: تنسيق جداول الاجتماعات وترتيب قاعات المؤتمرات وتجهيز المواد اللازمة.
• التنسيق بين الفروع والإدارة: توجيه ومتابعة التوجيهات الصادرة من الإدارة العليا إلى الجهات المختصة.
• إدارة السفريات: ترتيب رحلات العمل، وإعداد الجداول الزمنية للسفر، وتجهيز كافة المستندات والمتطلبات للسفر.
• التعامل مع المراسلات: إعداد الرسائل والمراسلات الرسمية، ترتيب البريد الصادر والوارد وتنظيم الطرود للبريد السريع.
• إعداد التقارير الإحصائية وجداول البيانات: إدارة المعلومات وتقديمها في شكل تقارير واضحة تساعد في اتخاذ القرارات.
• استقبال الزوار والترحيب بهم: توفير استقبال دافئ ومهني للزوار، وتوجيههم حسب احتياجاتهم.
• إعداد الوثائق السرية والحساسة: التعامل بسرية تامة مع الملفات والمعلومات الحساسة وحفظها وفق سياسات الإدارة.
• تنسيق أنشطة المكتب اليومية: التأكد من توفر المعدات اللازمة، تشغيل الأجهزة المكتبية، وتقديم الدعم اليومي المطلوب لفريق العمل.
• إعداد الميزانيات: دعم إعداد الميزانية الخاصة بالإدارة والإشراف على متابعة النفقات.
• التخطيط للأحداث والأنشطة: تنظيم الأحداث الداخلية والأنشطة التطوعية بما يعزز الروح الجماعية في الفندق.
• إعداد جدول أعمال الاجتماعات: تنظيم وإعداد المواد والأجندات للاجتماعات الرسمية والتأكد من جاهزية جميع الملفات والمستندات ذات الصلة.
• حفظ الملفات وإدارة النظام الإلكتروني: إدارة النسخ الورقية والملفات الإلكترونية لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
• نقل التعليمات التنفيذية: متابعة تنفيذ الأوامر والتعليمات لضمان توافقها مع توجهات الإدارة.
• إدارة الاتصالات الهاتفية: تلقي المكالمات الهاتفية ونقل الرسائل للمعنيين، وتقديم توجيهات للمتصلين حسب احتياجاتهم.

الشروط

• التنظيم والتنسيق الممتاز: القدرة على تنظيم الأنشطة بكفاءة والتنسيق الفعال بين المهام المختلفة.
• التفكير الاستباقي: القدرة على توقع احتياجات الإدارة التنفيذية وتقديم حلول استباقية.
• إتقان نظم السكرتارية: فهم شامل لإجراءات وأسس العمل السكرتاري وإدارة الشؤون المكتبية.
• المهارات التحليلية وصنع القرار: القدرة على التحليل والتوصل إلى قرارات مبنية على البيانات والمعطيات.
• الإلمام بتطبيقات الحاسب الآلي: إجادة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، خاصة في معالجة النصوص، وإنشاء جداول البيانات، وقواعد البيانات.
• التفاصيل والدقة: الالتزام بتقديم عمل دقيق واهتمام بالتفاصيل، مع التفاني الكامل في أداء المهام.
• المرونة في أوقات العمل: الاستعداد للعمل في أوقات غير تقليدية، بما في ذلك المساء وعطلات نهاية الأسبوع والأعياد.

الخبرة

• الخبرة العملية في السكرتارية التنفيذية: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية ضمن بيئة عمل ديناميكية في منظمة كبرى.
• التعامل مع جميع المستويات الإدارية: خبرة مثبتة في العمل مع المديرين التنفيذيين، والعملاء، والضيوف والزملاء بفاعلية واحترافية عالية.
• المهارات الشخصية الممتازة: امتلاك قدرة كبيرة على التواصل الفعّال والتفاعل الإيجابي مع جميع الأطراف ذات الصلة داخل وخارج الفندق، مما يعزز من سمعة الفندق ويمثل قيمه على أفضل وجه.

هذا الدور يتطلب شخصًا يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، ورؤية شاملة، وقدرة على إدارة الضغوط بشكل محترف، مما يعزز من كفاءة وفعالية العمليات الإدارية للفندق.