المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي.
تحت إدارة: الرئيس التنفبذي/ مدير الفندق.
ملخص الوظيفة:
مسؤول عن تقديم المساعدة للسلطة التنفيذية رفيعة المستوي والإدارة أو القسم بالكامل. يقدم المساعدة الإدارية وتنفيذ أعمال عديدة بما في ذلك وضع الجداول وكتابة المراسلات وإرسال الرسائل الالكترونية والتعامل مع الزوار والرد على المتصلين والاجابة على الاسئلة والطلبات.
مهام ومسؤوليات السكرتير التنفيذي :
- تقديم المساعدة الإدارية والمكتبية إلى الإدارات أو الأفراد.
- وضع الجدول الزمني للاجتماعات وترتيب قاعات المؤتمرات.
- تنبيه المدير عن الاجتماعات الجديدة أو الاجتماعات الملغاة.
- إدارة السفريات ووضع الجدول الزمني لها.
- التعامل مع طلبات الحصول على المعلومات.
- تحضير المراسلات ورسائل البريد في المغلفات.
- ترتيب البريد الصادر والطرود لكي يتم تفقدها.
- إعداد التقارير الإحصائية.
- إدارة جداول البيانات.
- الترحيب بالزوار واستقبالهم.
- إعداد الوثائق السرية والحساسة.
- تنسيق نشاطات موظفو المكتب.
- تحديد المواضيع ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقاً لذلك.
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات.
- استلام وتدوين الأوامر.
- المساعدة في إعداد ميزانية المكتب.
- التخطيط للأحداث والأنشطة التطوعية.
- الحفاظ على الإجراءات المكتبية.
- تنسيق ترتيبات السفر واعداد برنامج الرحلة وتحضير وتجميع والاحتفاظ بشيكات الرحلات والسجلات.
- تشغيل الأجهزة المكتبية مثل آلة التصوير والماسح الضوئي.
- تنظيم اللجان وفرق العمل.
- نقل التوجيهات والتعليمات والمهام إلى الهيئات التنفيذية.
- تلقي ونقل رسائل الهاتف.
- توجيه عموم الناس إلى الموظف المختص.
- الاحتفاظ بالنسخ الورقية ونظام حفظ الملفات الإلكتروني.
- التوقيع على طرود يو بي إس / فيدكس / المحمولة جوا.
الشروط:
- القدرة على توقع احتياجات المدير التنفيذي، وتبادل الأهداف والتوجيهات بسرعة والتنقل بين المهام المتعددة.
- المعرفة العملية بنظم إدارة السكرتارية.
- أن يكون مطلعا على مبادئ وإجراءات السكرتارية.
- القدرة على التحليل والإبداع وتقرير نتيجة البحث.
- القدرة على الاجتهاد (الرأي المستقل) / التمكن الراسخ في مهارات صناعة القرار.
- وجود المحفز/ الدوافع الذاتية لتحقيق الأهداف، مع شعور قوي بالمسئولية.
- إجادة التعامل مع تطبيقات الأوفيس العامة على الكمبيوتر (أي معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات).
- اثبات التميز في المهارات التنظيمية والتنسيقية والشخصية.
- اثبات التميز في مهارات التواصل الكتابية والشفهية.
- اثبات الدقة في العمل والاجتهاد والتفاني والاهتمام بالتفاصيل.
- يجب أن يكون متقبلا للعمل ليلا وفي عطلات نهاية الأسبوع وفي الأعياد.
الخبرة:
- خبرة مثبتة في السكرتارية.
- خبرة مثبتة في إجادة الجمع الإجمالي لبيان الشئون المالية والسكرتارية.
- خبرة مثبتة وسعة صدر في التعامل الايجابي مع جميع مستويات الإدارة، والضيوف والزملاء والعملاء سواء داخل أو خارج المنظمة.
- الخبرة المطلوبة لا تقل عن 5 سنوات في جميع مجالات السكرتارية في منظمة كبيرة ومتعددة المجالات.
