السياسات والإجراءات-المكاتب الأمامية-إجراء الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية

القسم: المكاتب الأمامية -عام

وقت التدريب: 45 دقيقة

أهداف الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية: يعتبر الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية أحد العناصر الأساسية لضمان سير العمل بسلاسة في الفندق. من خلال الاجتماعات اليومية، يتمكن موظفو مكتب الاستقبال من التعرف على جميع التحديثات والمستجدات الخاصة باليوم، سواء كانت تتعلق بالضيوف أو بالإجراءات التشغيلية الأخرى. هذا يقلل من الوقت الضائع في السؤال عن المهام ويسهم في تحسين الاتصال الداخلي بين الفرق.

خطوات الاجتماع الصباحي في المكاتب الأمامية:

1. الاستعداد المسبق للاجتماع: يبدأ الاجتماع بإعداد الموظفين من خلال تدوين الملاحظات والمعلومات التي يجب توصيلها لجميع الأفراد المشاركين في الاجتماع.
2. مراجعة السجل الليلي: يجب على الجميع قراءة السجل الليلي لمتابعة كل ما تم خلال اليوم السابق من عمليات وحركة في الفندق، بما في ذلك الأحداث الخاصة والتعليقات.
3. تقديم موجز عن إغلاق الغرف: يشتمل الاجتماع على تفاصيل حول الغرف التي تم إغلاقها أو التي قد تم بيعها، بالإضافة إلى إيرادات الغرف ومتوسط معدل الرف (ARR / ADR).
4. مراجعة الوافدين والمغادرين: يجب تحديث الموظفين عن النزلاء المتوقع وصولهم والمغادرين في ذلك اليوم، بالإضافة إلى تسجيل المغادرين المتأخرين أو أي متطلبات خاصة مثل تغييرات في مواعيد الخروج.
5. تفاصيل الأمتعة والنزلاء: يجب متابعة تفاصيل الأمتعة الخاصة بالنزلاء وما إذا كانت هناك أي طلبات مميزة للنزلاء.
6. النزلاء ذوي الأهمية الخاصة (VIP): تقديم تفاصيل حول النزلاء ذوي الأهمية الخاصة، مثل النزلاء من فئة VIP أو النزلاء الذين لديهم طلبات خاصة.
7. النزلاء طويلو الإقامة: تحديث الموظفين عن النزلاء الذين سيقيمون في الفندق لفترات طويلة والتأكد من تلبية احتياجاتهم.
8. خدمة النقل من المطار: يجب على الموظفين معرفة أي تفاصيل حول خدمة النقل من المطار وتنظيمها للنزلاء القادمين.
9. مراجعة الغرف المعلقة: يجب التأكد من جميع الغرف التي يتم نقلها في ذلك اليوم.
10. الفواتير المعلقة: عرض لمراجعة أي فواتير قيد الانتظار أو أي قضايا مالية غير محلولة.
11. نظرة عامة على إشغال الفندق: تقديم تقرير مختصر حول إشغال الفندق للأسبوع القادم وارتفاع أو انخفاض نسب الإشغال.
12. مناقشة القضايا غير المحلولة: تخصيص وقت لمناقشة أي قضايا متعلقة بالعمليات اليومية أو القضايا غير المحلولة التي قد تؤثر على سير العمل.
13. التذكير بمعايير الشركة: فرصة لتذكير الموظفين بمعايير الخدمة، الأهداف والرؤى الخاصة بالفندق.
14. إتاحة الفرصة للتواصل: السماح للموظفين بالتعبير عن آرائهم وملاحظاتهم بشكل مختصر لتسريع التواصل الداخلي.
15. الالتزام بالوقت: يفضل أن يكون الاجتماع سريعاً وفعّالاً، بحيث لا يتجاوز الوقت 20 إلى 30 دقيقة لضمان التفاعل الفعّال.

أسئلة التدريب المختصرة:

Q1. لماذا من المهم عقد اجتماعات إحاطة يومية؟

• لضمان سلاسة العمل ومواكبة التحديثات اللازمة التي تساعد في تقديم أفضل خدمة للنزلاء.

Q2. ما هي المدة المثالية للاجتماع؟

• يفضل أن لا تتجاوز المدة 20 إلى 30 دقيقة.

Q3. سم خمس نقاط مهمة أثناء إجراء الاجتماع؟

• مراجعة السجل الليلي، تفاصيل الوافدين والمغادرين، تفاصيل النزلاء VIP، الغرف المعلقة، والنزاعات أو القضايا غير المحلولة.

Q4. هل من المطلوب ذكر موقف الفندق أثناء الاجتماع؟

• نعم، يجب مناقشة إشغال الفندق ومراجعة أي فواتير معلقة أو تغييرات في الإشغال.

Q5. لماذا من المهم قراءة السجل الليلي السابق؟

• يساعد ذلك في تحديث الموظفين على كافة التغييرات أو التعليقات المتعلقة بنزلاء اليوم السابق ويساعد في تجنب الأخطاء المستقبلية.