القسم: المكاتب الأمامية
مدة التدريب: 60 دقيقة
الأهداف:
- ضمان استكمال عملية تسجيل النزلاء بدقة وفقًا لمعايير الفندق.
- جمع المعلومات الهامة المتعلقة بالنزلاء لأغراض قانونية وإدارية.
- تحسين تجربة تسجيل الوصول من خلال تقديم خدمة سريعة ومنظمة.
الإجراءات التفصيلية لتسجيل النزلاء:
عند وصول النزيل إلى مكتب الاستقبال:
- الترحيب بالنزيل:
- رحب بالنزيل بابتسامة ولباقة لترك انطباع أول إيجابي.
- التحقق من الحجز:
- استفسر عن اسم النزيل (العائلة/الاسم الأول).
- ابحث عن سجل الحجز في النظام.
- قم بطباعة بطاقة التسجيل إذا لم تكن مطبوعة مسبقًا.
- مراجعة بطاقة التسجيل:
- قدم بطاقة التسجيل للنزيل للتحقق من صحة المعلومات وإعادة تأكيدها:
- الاسم الأول والاسم الأخير.
- تواريخ وأوقات الوصول والمغادرة.
- سعر الغرفة ورقمها.
- نوع الغرفة.
- طريقة الدفع وتعليمات الفوترة.
- خطة الوجبات.
- قدم بطاقة التسجيل للنزيل للتحقق من صحة المعلومات وإعادة تأكيدها:
- جمع معلومات إضافية:
- أطلب من النزيل استكمال التفاصيل التالية:
- اللقب.
- اسم الشركة (إن وجد).
- عنوان المنزل/العمل، المدينة، والرمز البريدي.
- أرقام الاتصال (الهاتف/الفاكس/الجوال).
- البريد الإلكتروني.
- اسم ورقم الاتصال في حالات الطوارئ.
- غرض الزيارة.
- أطلب من النزيل استكمال التفاصيل التالية:
- تفاصيل جواز السفر والتأشيرة:
- جمع معلومات جواز السفر للأجانب، بما في ذلك:
- رقم جواز السفر.
- الجنسية وبلد الإقامة.
- تاريخ الميلاد.
- تاريخ ومكان إصدار جواز السفر وتاريخ انتهاء الصلاحية.
- تفاصيل التأشيرة:
- رقم التأشيرة.
- تاريخ ومكان إصدار التأشيرة وتاريخ انتهائها.
- نوع التأشيرة ومدة الإقامة المتوقعة.
- جمع معلومات جواز السفر للأجانب، بما في ذلك:
- توضيح سياسات الفندق:
- شرح سياسة المغادرة المتأخرة للنزيل (إن وجدت).
- إتمام عملية التسجيل:
- طلب توقيع النزيل على بطاقة التسجيل.
- عمل نسخة/مسح ضوئي لجواز السفر والتأشيرة وإرفاقها ببطاقة التسجيل.
- تحديث ملف النزيل بالتفاصيل الجديدة التي تم جمعها.
- وضع بطاقة التسجيل في الملف الخاص بالنزيل.
أسئلة تدريبية:
- لماذا يُطلب إكمال عملية تسجيل النزيل عند تسجيل الوصول؟
- لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والإدارية، وتوفير تجربة إقامة آمنة ومريحة.
- ما التفاصيل التي يجب جمعها على بطاقة التسجيل؟
- بيانات الاتصال، عنوان الإقامة، تفاصيل جواز السفر والتأشيرة، وغرض الزيارة.
- ما التفاصيل التي يجب جمعها من جواز السفر؟
- رقم الجواز، الجنسية، تاريخ الميلاد، تاريخ ومكان الإصدار، تاريخ انتهاء الصلاحية.
- هل يجب على وكيل مكتب الاستقبال التوقيع على النماذج؟
- نعم، للتأكد من اكتمال العملية وتوثيق المسؤولية.
- ما التفاصيل التي سيتم تحديثها في ملف النزيل؟
- جميع التفاصيل الجديدة مثل عنوان البريد الإلكتروني، أرقام الاتصال، وبيانات جواز السفر.
- ما التفاصيل التي ينبغي إعادة تأكيدها على بطاقة التسجيل؟
- الاسم الكامل، تواريخ الإقامة، رقم الغرفة، سعر الغرفة، وتعليمات الفوترة.
