القسم: المكاتب الأمامية- الاستقبال

وقت التدريب: ٦٠ دقيقة

الأهداف:

يجب إعداد فريق المكاتب الأمامية لاستقبال المجموعات في الفندق، كما يجب عليهم التأكد من أن الغرف المطلوبة جاهزة في وقت وصول المجموعة وأيضًا تخصيص الغرف حسب قائمة الغرف المرسلة من وكيل السفر/ الشركة.

قبل الوصول (قبل يوم أو يومين من وصول المجموعة):

1) يجب إعداد قائمة المناوبة والموافقة عليها من قبل مدير المكاتب الأمامية. (ينبغي النظر في مستوى الموظفين المناسب وفقا لحركات المجموعة)

2) يجب قراءة مجلد عقد المجموعات.

3) يجب النظر لجميع ملفات النزلاء القادمين، و تاريخهم والملاحظات الخاصة إن وجدت.

4) يجب وضع ملاحظة لجميع متطلبات النزلاء والاحتياجات الخاصة.

5) تأكيد وقت وصول ومغادرة المجموعة.

6) يجب  التحقق من مواعيد الوصول والمغادرة بشكل صحيح تغذية ذلك في حجوزات المجموعة، وكذلك على حساب الدفع الرئيسي للمجموعات.

7)يجب التحقق من كل رمز أسعار حجز المجموعات، وسعر الغرفة، وباقات الوجبات المرفقة والتأكد من التعليمات وفقا لعقد المجموعات.

8) يجب طباعة قائمة الغرف المرسلة من وكيل السفر / الشركة والتأكد من صحة عدد الأشخاص الذين يشغلون الغرفة. إذا لزم الأمر، قم بإنشاء حجز مشارك وفقًا لتعليمات الفوترة (على سبيل المثال إذا كانت المشاركة تتطلب أيضًا فاتورة في وقت المغادرة)

9) يجب التحقق من تعليمات الفوترة على نظام برنامج الفندق لجميع غرف المجموعات وحساب المجموعة الرئيسي.

10) يجب إنشاء إرشادات توجيه في جميع غرف المجموعات لتجميع حساب الدفع الرئيسية (إذا كانت تعليمات الفوترة هي غرفة + ضريبة لوكيل السفر). سيساعد ذلك أيضًا في الحصول على تجربة سحب أكثر سلاسة لأعضاء المجموعة وكذلك لأصحاب الأموال.

11)يجب طباعة تقرير الوصول لتاريخ وصول المجموعة وفحص تخصيص الغرف.

12) يجب أخذ ملاحظة حول تخصيص الغرفة، والاحتياجات الخاصة، وشهر العسل، والذكرى السنوية، وأعياد الميلاد.

13) يجب البحث عن سرير إضافي ومتطلبات سرير الطفل وإرسال إخطار عبر Traces أو البريد الإلكتروني إلى قسم الإشراف الداخلي.

14) يجب تخصيص الغرف المناسبة وفقًا لحالة الغرف وتوافرها على نظام برنامج الفندق.

15)يجب ترتيب أولويات الوصول المبكر للمجموعات ومتطلبات نوع الغرفة، الجناح، غير المدخنين، السيدات.

16) يجب التأكد من أن خدمة الاشراف الداخلي / خدمة الغرف / الهندسة على علم بأي احتياجات خاصة لهذه المجموعة. وإرسال نموذج طلب إلى هذا القسم أيضًا يجب إنشاء تتبع على نظام PMS.

17) يجب إعداد رسالة ترحيب المجموعات مطوية بدقة وحفظها في ظرف.

18) يجب استدعاء منسق المجموعة وإعادة تأكيد وقت وصول المجموعة.

19) يجب الاتصال بجميع مخصصات غرفة كبار الشخصيات/ جناح مع خدمات الضيافة.

20) يجب تقديم طلب الاستلام إلى خدمة الغرف للمشروبات الترحيبية الجماعية والمناشف الباردة.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. ما أهمية التحضير لوصول المجموعة؟

Q2. هل من المهم تدقيق تعليمات الفوترة على مجلد المجموعة مع تفاصيل الفوترة التي تم إدخالها على نظام PMS؟

Q3. سم أي خمس نقاط مهمة أثناء التحضير لوصول المجموعات؟

Q4. كيفية عمل قائمة المهام عندما تكون هناك حركة جماعية؟

Q5. متى يجب تقديم طلب مشروبات الترحيب / المناشف الباردة إلى خدمة الغرف؟