القسم: المكاتب الأمامية- عام
وقت التدريب: 30 دقيقة
المقدمة:
يعد الاستعداد الجيد قبل بداية النوبة في المكاتب الأمامية أمرًا بالغ الأهمية لضمان سير العمل بسلاسة وتقديم خدمة عالية الجودة للنزلاء. يتضمن هذا الإعداد مجموعة من المهام الأساسية التي تضمن تنفيذ العمليات بفعالية وكفاءة.
الاستعداد قبل بدء النوبة:
- البصمة للحضور: تأكد من تسجيل الحضور لجميع الموظفين المعنيين.
- قراءة السجل: اقرأ سجل اليوم السابق لتفهم جميع الأحداث المهمة والمواقف العالقة التي تحتاج إلى متابعة.
- البحث عن الأحداث غير العادية: تحقق من أي مشكلات أو شكاوى حدثت في النوبة السابقة أو أي تغييرات غير متوقعة قد تؤثر على سير العمل.
- التعامل مع شكاوى النزلاء: متابعة أي شكاوى لم تحل وتقديم الحلول المناسبة بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
- طلبات النزلاء المعلقة: تحقق من أي طلبات لم يتم تنفيذها بعد مثل نقل الأمتعة أو خدمات إضافية.
- المعلومات الأخرى ذات الصلة: احرص على اطلاع نفسك على أي معلومات جديدة تتعلق بالنزلاء مثل طلبات خاصة أو إشعارات مهمة.
- المواقف التي تتطلب المتابعة: تحديد أي مواقف تتطلب المتابعة الفورية أو الدورية لضمان حل المشكلات بسرعة.
- الاستلام من النوبة السابقة: استلام جميع المستندات، الشكاوى، والتقارير الخاصة بالنوبة السابقة لمتابعة الأعمال.
- إرسال الرسائل البريدية والطرود المعلقة: التأكد من توجيه أي رسائل أو طرود غير مستلمة إلى النزلاء.
- قراءة لوحة الإعلانات وتحديث الاتجاهات اليومية: اطلع على أي تحديثات تتعلق بالفندق أو الأنشطة الخاصة باليوم.
- التحقق من مكالمات الإيقاظ: تأكد من أن جميع مكالمات الإيقاظ تم تحديدها بشكل صحيح وتأكد من أي نزلاء لم يردوا.
- التحقق من موسيقى البهو: تأكد من أن الموسيقى في البهو تعمل بشكل صحيح لضمان بيئة مريحة للنزلاء.
- طباعة قائمة كبار الشخصيات: تأكد من طباعة قائمة النزلاء الذين تم تصنيفهم ككبار الشخصيات والمتوقعين في الفندق.
- التحقق من قائمة طاقم شركات الطيران: متابعة التحديثات المتعلقة بطاقم شركات الطيران وضمان الإشراف على جميع الإجراءات الخاصة بهم.
- قراءة أنشطة الأغذية والمشروبات: تحقق من مواعيد فتح وإغلاق منافذ الطعام والمشروبات بالإضافة إلى الوظائف الخاصة بالمناسبات.
- التحقق من المعدات: التأكد من أن جميع المعدات اللازمة في مكتب الاستقبال تعمل بشكل صحيح.
- التحقق من القرطاسية المكتبية الأمامية: تأكد من وجود جميع المستلزمات المكتبية التي قد تحتاجها خلال النوبة.
- التحقق من وضع الفندق اليوم: اطلع على إشغالات الفندق وتأكد من أن جميع الغرف والتسهيلات جاهزة.
- التحقق من التقاطات المطار لهذا اليوم: تحقق من جميع ترتيبات نقل النزلاء إلى المطار لضمان عدم وجود أي تأخير.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. لماذا نحتاج لقراءة السجل؟
الجواب: يساعد في فهم الأحداث التي حدثت في النوبة السابقة والتأكد من متابعة جميع الأمور المعلقة أو المشكلات التي تحتاج إلى حل.
Q2. سم اثنين من التقارير التي يجب طباعتها؟
الجواب: تقرير كبار الشخصيات المتوقعة وتقرير طاقم شركات الطيران.
Q3. ما الذي يجب عمله إذا كانت الطابعة لا تعمل في مكتب الاستقبال؟
الجواب: يجب التنسيق مع قسم الصيانة لإصلاح المشكلة أو استخدام جهاز بديل في حالة الطوارئ.
Q4. ما الإجراء الذي يجب اتخاذه في حالة عدم تشغيل موسيقى البهو؟
الجواب: يجب التحقق من النظام الصوتي وتحديد سبب المشكلة، وإذا لزم الأمر، استدعاء فني لصيانة النظام الصوتي في أسرع وقت ممكن.
الختام:
يعد التحضير الجيد قبل بدء النوبة جزءًا أساسيًا في ضمان سير العمل في الفندق بسلاسة وكفاءة. من خلال اتباع الإجراءات المذكورة أعلاه، يمكن لموظفي المكاتب الأمامية أن يضمنوا تقديم خدمة عالية الجودة لنزلاء الفندق.
