المسمى الوظيفي: منسق مبيعات/ منسق تسويق
ملخص الوظيفة:
يشغل منسق المبيعات والتسويق في الفنادق دورًا هامًا يتمحور حول دعم فريق المبيعات والتسويق في تنفيذ الأعمال الإدارية والمكتبية، مثل إدارة المراسلات، إعداد الوثائق، تحميل الأسعار المتفاوض عليها في النظام، ومساعدة الفريق في عملية بيع خدمات الفندق كالغرف، المطاعم، والمرافق الأخرى. كما يعد المنسق همزة وصل بين العملاء والإدارة لضمان تحقيق أعلى مستويات الرضا وخدمة العملاء.
المهام والمسؤوليات:
- دعم الفريق والتواصل:
- الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني بلباقة واحترافية.
- تقديم معلومات عن مرافق وخدمات الفندق مثل أسعار الغرف، العروض الترويجية، وخدمات المطاعم.
- تنسيق الاجتماعات والمواعيد والفعاليات الخاصة بالفريق.
- إعداد المستندات والتقارير:
- إنشاء التقارير والعروض التقديمية، وتنسيقها مع العملاء والموردين.
- إعداد الوثائق اللازمة في كل مراحل عملية المبيعات، مثل العقود، والمقترحات، وطلبات الولائم.
- إدارة بيانات العملاء وقواعد البيانات:
- تحديث قاعدة بيانات العملاء وتنسيقها، وإنشاء ملفات تعريف للشركات والعملاء.
- رفع أسعار العقود المفاوضة على النظام وربطها بملفات العملاء.
- تنظيم الاجتماعات والتواصل مع العملاء:
- تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- استقبال العملاء المحتملين وإجراء جولات تعريفية للفندق.
- دعم المبيعات وإدارة الملفات:
- متابعة الوثائق الخاصة بالمبيعات كالعقود، القوائم، والتقارير، وتحديثها بشكل منتظم.
- التعامل مع استفسارات العملاء والرد على الشكاوى والتنسيق مع قسم الدعم بعد البيع.
- تعاون وتنسيق متعدد الأقسام:
- التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان رضا العميل، وضمان توافر الموارد والأدوات اللازمة لفريق المبيعات.
- تنظيم وترتيب جداول النظافة والصيانة مع الإدارات الأخرى.
الشروط:
- القدرة على التواصل بفعالية شفهيا وكتابيا.
- الإلمام بالممارسات المكتبية والإجراءات الإدارية.
- مهارات ممتازة في خدمة العملاء، والاستجابة لاحتياجات العميل بسرعة ودقة.
- امتلاك مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
التعليم والخبرة:
- شهادة دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- إجادة استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office، إلى جانب برامج المبيعات والتسويق مثل Delphi و Opera S&M.
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الفندقة أو العمل المكتبي أو المبيعات، ويفضل خبرة سابقة في دور مماثل.
