القسم: المكاتب الأمامية -تسجيل الوصول
وقت التدريب: 30 دقيقة
إصدار البطاقات الرئيسية في المكاتب الأمامية
يعد إصدار البطاقات الرئيسية للنزلاء من العمليات الأساسية في الفنادق لضمان وصولهم إلى غرفهم بشكل سهل وآمن. يتطلب الأمر التأكد من أن النزيل المسجل هو من يحصل على بطاقة المفتاح المناسبة لغرفته. في هذه العملية، يتم التعامل مع أنواع مختلفة من البطاقات المغناطيسية أو بطاقات تردد الراديو (RF)، والتي تختلف في طريقة الإصدار.
إجراءات إصدار البطاقات:
- التأكد من هوية النزيل: يجب على موظف مكتب الاستقبال التحقق من هوية الشخص الذي يطلب بطاقة المفتاح للتأكد من أنه النزيل الفعلي المسجل في الغرفة. هذه الخطوة ضرورية لضمان الأمان وحماية خصوصية النزلاء.
- إصدار البطاقات المغناطيسية:
- عند استخدام بطاقة مفتاح مغناطيسية، يجب وضع الشريط المغناطيسي للأسفل، مع التأكد من أن الشريط المغناطيسي يواجه الموظف.
- تمرير البطاقة من اليمين لليسار لإصدار المفتاح.
- إصدار بطاقات تردد الراديو (RF):
- في حالة استخدام بطاقات تردد الراديو (RF)، يتم وضع البطاقة على رأس جهاز المشفر.
- ينتظر الموظف حتى يصدر الصوت الصفيري ويضيء ضوء LED الأخضر، مما يدل على أن المفتاح قد تم إصداره بنجاح.
- إصدار المفتاح عند الوصول:
- عند وصول النزيل، يجب على موظف الاستقبال إدخال اسم النزيل في برنامج إدارة الفندق (PMS)، ثم استرجاع التفاصيل مثل رقم الغرفة، تاريخ المغادرة، ووقت المغادرة.
- يتم بعد ذلك إصدار البطاقة حسب الحجز والتحقق من صلاحية البطاقة.
- إصدار المفاتيح للنزلاء الحاليين:
- عندما يقوم النزيل بتسجيل الوصول في الفندق، يجب على موظف الاستقبال التحقق من تفاصيل الحجز مثل رقم الغرفة ومدة الإقامة.
- يتم إدخال المعلومات في برنامج PMS، ويتم إصدار البطاقة وفقًا للبيانات المتاحة.
- إجراءات إضافية:
- يجب تذكير النزلاء بإرجاع بطاقات الغرف عند تسجيل المغادرة.
- في حال فقدان بطاقة المفتاح، يجب اتخاذ الإجراءات اللازمة لإلغاء البطاقة المفقودة وإصدار بطاقة جديدة للنزيل.
أسئلة موجزة للتدريب:
Q1. ما نوع بطاقات المفاتيح المستخدمة في الفندق؟
Q2. ماذا ستفعل إذا كنت تتحقق من تفاصيل النزيل؟
Q3. كيف يتم التحقق ما إذا كان الشخص الذي يطلب البطاقة هو النزيل الفعلي المسجل في الغرفة؟
Q4. ما هي الأنواع الأخرى من المفاتيح المستخدمة في الفنادق؟
Q5. ما الخطوة التي يجب اتخاذها إذا فقد أحد النزلاء بطاقته الرئيسية؟
إصدار بطاقة المفتاح هي عملية حيوية لضمان وصول النزلاء إلى غرفهم بسهولة وأمان. من خلال تطبيق هذه الإجراءات بدقة، يتم ضمان راحة النزلاء والحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان في الفندق.
