كيفية حساب إشغال و عدد الغرف في الفنادق بدقة

من المهم لوكلاء مكاتب الاستقبال معرفة عدد الغرف المتوفرة بالضبط، خاصة إذا كان الفندق يتوقع العمل بنسبة تقارب من 100٪ من الإشغال.

وبمجرد إعداد إجراءات جمع معلومات عن عدد الغرف، يمكن تمديد إجراءات التخطيط لفترات زمنية أطول لتشكيل أساس أكثر موثوقية للإيرادات والمصروفات والتنبؤ بالعمالة.

تساعد النقاط التالية فريق العمل في مكتب الاستقبال على القيام بحساب دقيق للغرف:

١/ عدد الغرف من الرف والحجوزات في الأيام المزدحمة، يجب أن يتم العد في الساعة 7 صباحًا و 4 مساءً و 3 مساءً و 6 مساءً في الأيام العادية، الساعة 07:00 صباحًا و 06:00 مساءً سيكون العدد مقبولًا.

٢/ التحقق من رف الغرف مقابل عدد الحسابات أو تقرير الرصيد المفتوح لملاحقة النائمون والهاربون.

٣/ التحقق من تقارير الإشراف الداخلي مقابل رف الغرف لملاحقة النائمين والهاربين.

٤/ التحقق من وجود الغرف المستحقة، ولكن لا يزال هناك رصيد على أوراقها، خاصة عندما تكون بطاقات الائتمان هي مصدر الدفع المحدد.

٥/ التحقق من عدم وجود أي ازدواجية في الحجوزات.

٦/ التحقق من جميع أنظمة الحجز للتأكد من أنه تم وضع علامة على حالة الحجز لجميع الحجوزات الملغاة وأنها ألغيت على النظام.

٧/ التحقق من رف الغرف، أو رف الهاتف، أو رف الأبجدية للتأكد من أن النزيل غير مسجل بالفعل.

٨/ الاتصال بالمطار المحلي أو ممثل المطار للحصول على تقرير حول الرحلات الملغاة.

٩/ التحقق من تقرير الطقس للمدن التي يتوقع منها عدد من الضيوف.

١٠/ التحقق من الحجوزات مقابل الحضور لتلافي الازدواجية.

١١/ التحقق مع الفنادق الأخرى للحجوزات المكررة إذا كان فريق مبيعات المدينة قد حجز غرفة الفندق كخيار ثاني.

١٢/ التحقق من تواريخ الوصول في كل استمارة للحجز مع قائمة الوصول من PMS للتأكد من عدم إدخال أي شيء بشكل خاطئ.

١٣/ التحقق من قائمة إلغاء الغرف.

١٤/ بعد انقضاء وقت تسجيل الدخول في مكان الإقامة، إذا كان ذلك ضروريًا، قم بحذف أي حجوزات لم تكن مضمونة أو مدفوعة مسبقًا.

١٥/ إذا كانت أي غرف خارج نطاق الطلب أو لم تكن قيد الاستخدام حاليًا، فتحقق لمعرفة ما إذا كان من الممكن إعدادها. دع إدارة الإشراف الداخلي تعرف متى يتوقع يوم مزدحم، بحيث يتم تجهيز جميع الغرف الممكنة.

١٦/ قبل المغادرة من العمل، القيام بكتابة جميع المعلومات ذات الصلة إلى الموظفين القادمين.