الملفات الخاصة بالضيوف والشركات والسفر تساعد بشكل كبير فريق المبيعات والتسويق للإتصال بسرعة بالحسابات وإلى عدد غير محدود من المواد الخاصة بالبيانات التعريفية.

هذه الملفات التعريفية تحتوي بشكل أساسي على الاسم، العنوان، وسيلة الاتصال، طريقة الحجوزات المعتادة والمسقبلية، الإيرادات الناتجة، الفاتورة، تفاصيل أنشطة المبيعات، تفاصيل اتصالات فريق المبيعات.

يساعد كلا من برنامج المبيعات والتسويق وبرنامج إدارة الفنادق فريق المبيعات للحصول على المعلومات اللازمة لهم لأي حساب. يتوفر في الأنظمة الجديدة علامات تبويب أو وظائف متخصصة تعرض تفاصيل  الحجز، اتصالات إدارة المبيعات، ملخص عن الغرف المحجوزة والمتوفرة.

واحدة من أهم الطرق التي تستخدم في قسم المبيعات هي التسويق بقاعدة البيانات، حيث يوفر برنامج الفندق الحالي مجموعة معقدة من البيانات التي عن طريقها قياس ومعرفة المعلومات المتعلقة بالضيف، الشركة، وكيل السفر، الملفات الشخصية. يمكن سحب قوائم التسويق من النظام وفقا لأنواع الوظائف المحجوزة، متوسط أسعار الغرف، متوسط إيرادات الطعام ، مدة الإقامة، وبعض من الأشياء المفضلة مثل التدخين وعدم التدخين.

يتم تصنيف الملفات التعريفية بشكل عام إلى خمسة أنواع:

• ملفات النزلاء،
• ملفات الشركات،
• ملفات وكالات السفر،
• الملف الشخصي للمجموعة،
• ملف تعريف المصدر.

1- الملف التعريفي الخاص بالنزلاء: يحتوي على بيانات الضيوف الحقيقين الذين يقيمون في الفندق.

– اسم الضيف

– العنوان

– الجنسية

– وسائل الإتصال ( البريد الإلكتروني، هاتف أرضي، رقم الهاتف الجوال.. إلخ)

– تفاصيل مواقع التواصل الاجتماعي ( تويتر، فيس بوك..)

– رقم إثبات الشخصية (جواز السفر، الرقم القومي)

– الأشياء المفضلة بشكل عام، والأشياء التي يحبها ولا يحبها

–  تفضيلات خاصة بالتسويق ( النشرة البريدية، تفضيل العروض الدعائية، العروض الخاصة من الفندق)

– الملاحظات الخاصة

– بطاقة الائتمان، رقم العضوية، تفاصيل السفر المتواصل

– تفاصيل الحجوزات السابقة والمستقبلية

– تفاصيل إلغاء الحجوزات

– الفواتير والأرباح العائدة

– تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.

2- الملف التعريفي بالشركة:

يستخدم لتسجيل تفاصيل الشركات التي تتعامل مع الفندق والأعمال التجارية السابقة وكذلك المستقبلية. إذا كان لدى الشركة شركة فرعية أو فروع في مدينة مختلفة، يتم إنشاء ملف تعريف الشركة الرئيسي ويتم إنشاء ملفات تعريف فرعية متعددة لفروع أو شركات فرعية أخرى.

الهيكل الفرعي يساعد فريق المبيعات على تحديد الإنتاجية للشركة بأكملها من خلال الملف الشخصي الرئيسي وكذلك إنتاجية منفصلة لكل ملفات تعريف فرعية. فيم يلي أهم البيانات التي يجب توفرها في الملف التعريفي الخاص بالشركة.

– اسم الشركة

– اسم القسم

– اسم جهة الإتصال للحجز

– تفاصيل جهة الإتصال للحاجز ( البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس)

– اسم المختص لتسديد الفواتير

– جهة الإتصال الخاصة بالفواتير (البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس)

– تفاصيل مكالمة المبيعات

–  تفاصيل أنشطة المبيعات

– التفاوض على الغرف

– عدد الغرف المنتجة

– الأعمال المستقبلية سواء أحداث أو غرف من الشركة

– تفاصيل الحجز المادي المسبق

–  تفاصيل عدم الظهور أو الإلغاء

– تفضيلات خاصة بالتسويق ( النشرة البريدية، تفضيل العروض الدعائية، العروض الخاصة من الفندق)

– ملاحظات خاصة من قبل فريق التسويق

– مدير التسويق أو مدير المبيعات هو المسئول عن هذا الحساب

– تفاصيل الأسعار المتفق عليها

– تفاصيل الحجز السابقة والمستقبلية

– الفواتير والأرباح العائدة

– -تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.

3- الملف التعريفي لشركات أو وكالات السفر:

تستخدم لتسجيل التفاصيل الخاصة بوكالات السفر التي تتعامل مع الفندق، ويتم تسجيل الأعمال السابقة والمقرر عقدها في المستقبل.

– اسم وكالة السفر.

جهة الإتصال للحاجز.

– تفاصيل جهة الإتصال للحاجز ( البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– اسم المختص لتسديد الفواتير.

– جهة الاتصال الخاصة بالفواتير (البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– نسبة العمولة.

– العمولات المتفق عليها والمعلقة.

– تفاصيل مكالمة المبيعات.

–  تفاصيل أنشطة المبيعات.

– تفاصيل التوزيع اليومي المتفق عليه للغرفة.

– عدد الغرف المنتجة.

– الأعمال المستقبلية سواء أحداث أو غرف من الشركة.

– تفاصيل الحجز المادي المسبق.

–  تفاصيل عدم الظهور أو الإلغاء.

– تفضيلات خاصة بالتسويق ( النشرة البريدية، تفضيل العروض الدعائية، العروض الخاصة من الفندق).

– ملاحظات خاصة من قبل فريق التسويق.

– مدير التسويق أو مدير المبيعات هو المسئول عن هذا الحساب.

– تفاصيل الأسعار المتفق عليها.

– تفاصيل الحجز السابقة والقادمة.

– الفواتير والأرباح العائدة.

– -تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.

4- الملف التعريفي للمجموعة:

في الأغلب حجز المجموعات يكون إما من شركات أو من وكالات السفر، لذا فالملف التعريفي  الخاص بهم من الطبيعي أن يحتوي على اسم المجموعة أو المؤتمر أو سلسلة الرحلات على الرغم من أن معظم الحقول تكون مشابهة للملف التعريفي الخاص بالشركة أو بوكالات السفر.

لكل مجموعة حجز لابد من توفر ملف تعريفي للشركة أو وكالة السفر مرفقا بالملف التعريفي للمجموعة، ويحتوي على البيانات التالية:

–  المجموعة أو الحدث /المؤتمر أو اسم الجولة.

– جهة الإتصال للحاجز

– تفاصيل جهة الإتصال للحاجز ( البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– اسم المختص لتسديد الفواتير.

– جهة الاتصال الخاصة بالفواتير (البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– تفاصيل التوزيع اليومي المتفق عليه للغرف.

– عدد الغرف المنتجة.

– قائمة للغرف تحتوي على أعضاء المجموعة.

– الأعمال المستقبلية سواء أحداث أو غرف من الشركة.

– تفاصيل الحجز المادي المسبق.

–  تفاصيل عدم الظهور أو الإلغاء.

– تفاصيل الأسعار المتفق عليها.

– الفواتير والأرباح العائدة.

– تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.

5- ملف تعريف المصدر:

يتم تسجيل فيه أي من وكلاء الحجز الذين يعتبرون وسيطا إضافيا ومثال ذلك شركات السفر الأون لاين مثل بوكينج دوت كوم، اكسبيديا، أجودان وغيرها الكثير.

بالإضافة إلى الفنادق  تستخدم الملف الخاص بالمصادر لإرفاق أي أسعار ترويجية خاصة مثل خصم الصيف ومبيعات الشتاء وما إلى ذلك، وهذا يساعدهم على تتبع الإنتاجية من هذه العروض الترويجية والعروض الخاصة، في السطور التالية ستتعرف على أهم البيانات التي يجب توفرها في الملف التعريفي للمصدر.

– اسم وكالة السفر، اسم الحدث أو الحملة الدعائية.

– جهة الإتصال للحاجز.

– تفاصيل جهة الإتصال للحاجز ( البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– اسم المختص لتسديد الفواتير.

– جهة الاتصال الخاصة بالفواتير (البريد الإلكتروني، رقم هاتف الشركة، رقم هاتف الجوال و الفاكس).

– نسبة العمولة.

– العموات المتفق عليها والمعلقة.

– تفاصيل مكالمة المبيعات.

–  تفاصيل أنشطة المبيعات.

– عدد الغرف المنتجة.

–  الأعمال المستقبلية سواء أحداث أو غرف من الشركة.

– تفاصيل الحجز المادي المسبق.

–  تفاصيل عدم الظهور أو الإلغاء.

– تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.

– ملاحظات خاصة من قبل فريق التسويق.

– مدير التسويق أو مدير المبيعات هو الذي يدير هذا الحساب.

– تفاصيل الأسعار المتفق عليها.

– الفاتورة والأرباح العائدة.

– تفاصيل رسالة تأكيد الحجز أو أي مراسلات أخرى، مثل خطاب الترحيب أو خطاب الشكر.