يُعتبر التعامل مع طلبات تعديل الحجوزات من العمليات اليومية الحيوية في الفنادق. تتطلب هذه العملية دقة واهتمامًا بالتفاصيل لضمان رضا الضيوف والحفاظ على كفاءة عمليات الحجز.
الخطوات عند تلقي طلب تعديل الحجز:
- إزالة التفاصيل القديمة: عند تلقي طلب التعديل، قم بإزالة كافة التفاصيل القديمة من استمارة الحجز، مثل اسم النزيل الأخير، رقم الحجز، رقم الهاتف المحمول، وتواريخ الإقامة.
- التحدث مع النزيل: حاول مخاطبة النزيل بالاسم في جميع الأوقات. هذا يعكس الاحترام والاحترافية.
- التأكد من التفاصيل: قم بتأكيد تفاصيل الحجز الحالية مع النزيل مرة أخرى، مثل اسم النزيل، تاريخ الوصول والمغادرة، ورقم الحجز. يساهم هذا في تجنب أي لبس وضمان دقة المعلومات.
- التحقق من توافر الغرف: استرجع سجل الحجز الصحيح من نظام إدارة الفندق (PMS) للتحقق من توفر الغرف المطلوبة حسب التعديل الجديد.
- استفسار عن التعديلات: اسأل النزيل عن التعديلات التي يريد إجراؤها على الحجز. قد يرغب النزيل في تمديد إقامته أو تغيير تواريخ الوصول.
- التحقق من توفر الأسعار والعروض: إذا كان الحجز الأصلي يتضمن أفضل سعر أو باقة خاصة، تأكد من توافر هذه العروض في التواريخ المعدلة. في حالة وجود تغير في السعر أو الباقة، يجب إبلاغ النزيل بهذه التغييرات.
- تحديث التفاصيل في النظام: قم بإجراء التعديلات على سجل الحجز في النظام، مثل تغيير تاريخ الوصول، الغرف المطلوبة، وعدد الأشخاص.
- تعديل السعر (إن وجد): طبق التغييرات اللازمة على السعر وفقًا للتعديلات الجديدة على الحجز.
- تأكيد التعديلات للنزيل: بعد إجراء التعديلات، تأكد من إرسال رسالة تأكيد بالنقاط الجديدة للنزيل عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس. لا تنس تضمين تفاصيل التعديل المحدث.
- التأكيد على طريقة الدفع: تأكد من الحصول على تفاصيل الدفع الصحيحة إذا كانت التعديلات تتطلب تغييرات في التكلفة الإجمالية للحجز.
- إنهاء المكالمة بشكل احترافي: تمنى للنزيل يومًا سعيدًا وأكد له أن كل شيء تم تعديله بنجاح.
أسئلة تدريبية قصيرة:
- ما التفاصيل التي يجب تدوينها عند طلب تعديل الحجز؟
- الاسم، رقم الحجز، تاريخ الوصول والمغادرة، سبب التعديل.
- هل يجب إعادة تأكيد تفاصيل التوصيل إذا تم تعديل تاريخ الوصول؟
- نعم، يجب التحقق من التغييرات في تفاصيل الرحلة والتوصيل للنزيل.
- ما الذي يجب التحقق منه قبل تأكيد التعديل؟
- يجب التحقق من توفر الغرف والعروض الخاصة والتغييرات في الأسعار.
- هل يمكن أن نعرض التعديل بنفس سعر الحجز الأصلي؟
- يمكن إذا كانت العروض أو الأسعار متاحة في التواريخ المعدلة، ويجب إبلاغ النزيل بأي تغييرات.
- هل من الضروري إرسال رسالة تأكيد التعديلات للنزيل؟
- نعم، يجب إرسال رسالة تأكيد لضمان أن النزيل على علم بكل التفاصيل المعدلة.
