القسم: المكاتب الأمامية- أمين الصندوق

وقت التدريب: 40 دقيقة

يتم التعامل مع الكوبونات والقسائم كأنها نقد الضيف الذي يحمل القسيمة القادر على الشراء أو الحصول مقابل الخصم أو حتى مجانا حسب نوع القسيمة.

يتم بيع جميع شهادات الهدايا في مكتب الاستقبال. يتحمل مدير المكاتب الأمامية مسؤولية ضمان توفير مجموعة كافية في جميع الأوقات.

مدير المكاتب الأمامية مسؤول عن نشر وإدارة قسائم الفنادق والهدايا عبر الإنترنت. على سبيل المثال: housinglists.com groupon.com  coupons.com  hotelcoupons.com.

سيتم إصدار جميع قسائم وشهادات الهدايا المطبوعة مسبقًا من قِبل قسم الحسابات إلى مكتب الاستقبال.

يجب أن تتضمن شهادات الهدايا الصادرة عن الفندق ما يلي:

• تاريخ الشراء.
• تاريخ انتهاء الصلاحية.
• رقم سري.
• القيمة الدقيقة للشهادة بالعملة المحلية.
• نسبة الخصم أو خدمات محددة.
• توقيع معتمد (توقيع مكتب الاستقبال الأمامي).
• ختم الفندق.

شهادات الهدايا الصادرة للشركات أو وكلاء السفر يجب أن تتضمن ما يلي:

• تاريخ الشراء أو الإصدار.
• رقم سري.
• اسم الفندق ورقم الاتصال.
• القيمة الدقيقة للشهادة بالعملة المحلية.
• نسبة الخصم أو خدمات محددة.
• توقيع معتمد (توقيع رئيس المبيعات أو مدير المبيعات).

إذا كانت قسيمة لم تصدر من برنامج PMS، يتم نسخ صورة من شهادة هدية الشركة أو تفاصيل مثل الرقم التسلسلي الصادر و يجب أن تنتقل إلى أمين صندوق مكتب الاستقبال بحيث يمكن تحديث قسيمة الدخول إلى نظام إدارة الفندق.

قبل اجتياز رصيد حساب أمين مكتب الاستقبال الخاص بالنزيل يجب أن يتحقق دائمًا من صحة التفاصيل الأخرى على شهادة الهدية.

يجب نشر كل شهادة هدية على حساب دفتر الأستاذ في شهادات الهدايا. يجب إدراج رقم شهادة الهدية في الحقل المرجعي المطلوب.

يجب عدم إعادة الفرق في القسيمة إلى النزيل لأي مبلغ (الفرق بين قيمة شهادة الهدايا والرصيد المستحق على الشيك أو الفاتورة).

شهادات الهدايا غير قابلة للاسترداد ولا يمكن استبدالها مع النزلاء الآخرين.

يجب على المدقق الليلي أن يتفحص جميع مستندات القسيمة أو الهدية مع إدخال الائتمان الظاهر على ورقة النزيل. يجب أن يتطابق إدخال الائتمان دائمًا مع قيمة شهادة الهدية.

إذا كان هناك أي تباين تم العثور عليه، فيجب إجراء مزيد من التحريات وإبلاغ فريق الإدارة.

سيتم تحديد سياسة شهادة الهدية الخاصة من قبل إدارة الفندق ومراقبتها من قبل المراقب المالي.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. من المسؤول عن إصدار شهادات الهدايا غير المتصلة بالإنترنت؟

Q2. ما الذي يجب تحديده في شهادة هدية صادرة عن الفندق؟

Q3. من يجب أن يكون مسؤولًا عن كوبونات الهدايا عبر الإنترنت وقسائم الخصم؟

Q4. ما الذي يجب فعله إذا كانت قيمة القسيمة أكبر من الرصيد الورقي؟

Q5. من يجب أن يتفحص جميع تسويات القسيمة لليوم؟