ما هو الحد الأقصى؟
الحد الأقصى يُعرف بالحد الائتماني الأقصى الذي يُخصص لأنواع معينة من النزلاء داخل الفندق. يتم تحديد هذا الحد من قبل إدارة الفندق كجزء من سياسة التحكم في الفواتير والتسهيلات الائتمانية. عندما يتجاوز نزيل هذا الحد أو يقترب منه، يتم إدراجه في تقرير “النزيل ذو الرصيد المرتفع”، والذي يعد أداة حيوية لضمان السيطرة على المبالغ المستحقة على النزلاء.
إجراءات التعامل مع النزلاء ذوي الرصيد المرتفع
- إعداد تقرير الرصيد المرتفع
يتم إعداد تقرير الرصيد المرتفع يوميًا بعد انتهاء التدقيق الليلي. هذا التقرير يشمل حسابات النزلاء الذين تقترب أرصدتهم من الحد الائتماني أو تتجاوزه.- يتم تضمين النزلاء الذين تتجاوز حساباتهم الحد الأدنى الذي يحدده الفندق (مثل 500 دولار أمريكي لنزلاء FIT).
- يعد التقرير مسؤولية المدقق الليلي/المدير الليلي.
- مراجعة التقرير والتنسيق الداخلي
- يتم إرسال التقرير مع المستندات ذات الصلة إلى مدير المكاتب الأمامية.
- يتحقق مدير المكاتب الأمامية من الحسابات المذكورة للتأكد من طريقة الدفع ومراسلات الحجز.
- يتم إعداد رسالة رسمية موجهة للنزيل تطلب تسوية الحساب أو إجراء إيداع إضافي.
- إجراءات متابعة الحسابات
- في حالة وجود تفويض مسبق على بطاقة ائتمان:
إذا لم تتجاوز الرسوم الرصيد المصرح به مسبقًا، فلا حاجة لاتخاذ إجراءات إضافية.- عند الحاجة، يتم طلب تفويض إضافي من مركز بطاقة الائتمان لتغطية الرصيد الحالي بالإضافة إلى تكاليف الليالي المتبقية.
- يتم إدخال مبلغ التفويض ورمز التفويض في النظام (PMS).
- في حالة الفواتير على حساب شركة أو وكيل سفر:
- يتم إرسال الحساب إلى قسم الحسابات والائتمان للمراجعة والموافقة.
- يجب تأكيد صلاحية الفواتير والتأكد من استيفائها للحدود الائتمانية.
- في حالة وجود تفويض مسبق على بطاقة ائتمان:
- التواصل مع النزيل
إذا لم يتم استيفاء الشروط الائتمانية:- يتم التواصل مع النزيل مباشرة لطلب تسوية الحساب الفوري.
- يُطلب من النزيل إجراء إيداع جزئي أو كامل لضمان استمرار التسهيلات الائتمانية.
- إعداد التقرير النهائي
- يتم تحديث تقرير الرصيد المرتفع بتفاصيل الإجراءات المتخذة لكل حساب.
- يتم إرسال نسخة من التقرير إلى المدير العام، المراقب المالي، مدير المبيعات، والمدير المقيم لضمان المتابعة الشاملة.
أهمية التقرير ونتائجه
- التحكم المالي: يساعد التقرير في السيطرة على المبالغ المستحقة ومنع أي تأخير في السداد.
- تحسين رضا العملاء: من خلال التواصل الاحترافي مع النزلاء لتسوية حساباتهم دون التأثير على تجربتهم في الفندق.
- تقليل المخاطر: يُساهم في تقليل فرص تعرض الفندق لمشكلات مالية نتيجة أرصدة غير مسددة.
ملاحظات هامة
- يجب تدريب موظفي مكتب الاستقبال والمدققين الليليين على التعامل بحرفية مع النزلاء ذوي الرصيد المرتفع لضمان حل أي مشكلة بشكل سريع ومهني.
- الحفاظ على سجل دقيق لجميع المعاملات والإجراءات المتخذة لكل نزيل يضمن الشفافية والكفاءة في إدارة الحسابات.
باتباع هذه الإجراءات، يمكن للفندق تعزيز إدارته المالية مع الحفاظ على علاقات إيجابية مع النزلاء.
