المسمى الوظيفي: أمين صندوق المكاتب الأمامية

تحت إدارة: مدير المكاتب الأمامية/ رئيس المحاسبين

ملخص الوظيفة:

يقوم أمين الصندوق بفرض رسوم مركز الإيرادات على حسابات النزلاء وتلقي المدفوعات من حساباتهم عند تسجيل المغادرة. ينسق إعداد الفواتير الخاصة ببطاقات الائتمان وحسابات الزائرين التي تتم فوترتها مباشرة مع قسم المحاسبة.

حساب جميع حسابات النزلاء من قبل أمين الصندوق عند إغلاق كل نوبة. وعادةً ما يستلزم الرد على استفسارات النزلاء المتعلقة بالرسوم والخدمات.

مهام و ومسؤوليات أمين الصندوق في المكاتب الأمامية:

• تشغيل برنامج نشر الفواتير في المكاتب الأمامية.
• الحفاظ على صندوق الفندق و توازنه.
• إكمال القائمة المرجعية لأموال الخزانة قبل النوبة.
• إكمال إجراءات تسجيل الوصول الخاصة بالنزيل.
• يوضح للعملاء الأسئلة أو المخاوف حول الرسوم على فواتيرهم.
• المحافظة على إمدادات كافية من القرطاسية.
• المساعدة في توزيع تقارير نهاية الشهر وفقًا لتوجيهات الحسابات أو مدير المكاتب الأمامية.
• حضور الاجتماعات على النحو المطلوب.
• المحافظة على مسار جميع النزلاء ذوي الميزانيات العالية.
• التحقق ومتابعة جميع مشاريع الحسابات المعلقة.
• التحقق من صحة إرشادات الفوترة لجميع عمليات المغادرة المتوقعة في نظام إعداد النزيل المطلوب، ونقل الحسابات الآجلة حسب سياسة الفندق.
• تدريب الموظفين الجدد.
• قد يؤدي أمين الصندوق أيضا مجموعة متنوعة من الخدمات المصرفية للنزلاء، مثل صرف الشيكات وتحويل العملات الأجنبية.
• متابعة جميع رسوم الإيداع المطلوبة.
• إضافة الرسوم لحسابات النزلاء.
• معالجة المبالغ المدفوعة.
• تحويل أرصدة النزلاء إلى اي حسابات أخرى كما هو مطلوب.
• التحقق من صرف الشيكات للنزلاء حسب سياسة الموافقة.
• إكمال إجراءات تسجيل المغادرة.
• تسوية حسابات النزلاء.
• توزيع سجلات النزلاء بعد تسجيل المغادرة.
• التعامل مع النقد والشيكات السياحية، وبطاقات الائتمان وطلبات الفواتير المباشرة بشكل صحيح.
• يتحمل أمين الصندوق في المكاتب الأمامية مسؤولية أي مبالغ نقدية تُستخدم في معالجة معاملات المكاتب الأمامية.
• معالجة تعديلات الخصم.
• تسوية رصيد الحساب والنقد في نهاية النوبة.
• إدارة صناديق الودائع الآمنة.
• يساعد أمين الصندوق موظفي مكتب الاستقبال في تسجيل الوصول عند الحاجة.

الشروط:

التعليم:

• شهادة ثانوية أو ما يعادلها.
• يجب أن يتحدث ويقرأ ويكتب ويفهم اللغة الأساسية المستخدمة في مكان العمل.
• مظهر جيد ومقدرة على العمل ضمن فريق.

الخبرة:

خبرة سابقة في الفنادق وخبرة في تشغيل برامج مكتب الاستقبال في الفنادق.