السياسات والإجراءات – الأغذية والمشروبات – فواتير العملاء وتسوية الشيكات في المطاعم

القسم: الأغذية والمشروبات -عام.

وقت التدريب: 60 دقيقة.

طباعة الفاتورة أو الشيك لتقديمه إلى العميل:

• اطبع الفاتورة أو الشيك من نظام نقاط البيع على الطباعة.
• ضع الشيك في مجلد الفاتورة المخصص له.
• ضع قلم مع الفاتورة.
• قدم الفاتورة إلى العميل أو المضيف.

تسوية الدفع النقدي:

• قد تختلف التسويات النقدية من فندق إلى آخر.
• إذا كان العميل يرغب في الدفع بالعملة الأجنبية، فهنا عليك الطلب من العميل بتغيير العملة من أمين الصندوق بمكتب الاستقبال. (هذا يتوقف على سياسة وإجراءات الفندق والحكومة).
• تقديم النقود الذي تم تغييرها في مجلد.
• لا تأخذ الإكرامية حتى يغادر العميل.
• إذا غادر العميل أثناء إعدادك الفاتورة، ففرق تغيير العملة إكرامية لك.

تسوية الدفع عبر البطاقة الإئتمانية:

• مرر البطاقة في ماكينة EDC.
• ادخل القيمة في الماكينة.
• تحقق أن القيمة المسجلة في الماكينة مطابقة لما في الفاتورة، وأكد العملية.
• اطبع الفاتورة واطلب من العميل التوقيع على نسخة من الفاتورة وإيصال الدفع.
• قم بإرجاع البطاقة الإئتمانية مصحوبة بنسخة من فاتورة الدفع إلى العميل.
• إذا أضاف العميل أي إكرامية على البطاقة الإئتمانية، فهنا ينبغي عليك طباعة إيصال جديد.
• إذا تم رفض البطاقة الإئتمانية بسبب عدم صلاحيتها أو انتهائها، اطلب من العميل بأسلوب مهذب الدفع ببطاقة أخرى أو عن طريق الدفع النقدي. ويمكنك طلب العميل بعيدا عن الطاولة حتى لا يتسبب له أي إحراج.

تسوية الدفع عن طريق الغرف:

• اطلب من العميل كتابة الاسم ورقم الغرفة على الفاتورة المطبوعة ويجب عليهم التوقيع عليها.
• سجل الغرفة على نظام الدفع وسجل كل التفاصيل التي ذكرها العميل.
• ابدأ بالبحث برقم الغرفة أولا وإذا لم تجدها، ابحث بالاسم الأخير للعميل.
• إذا كانت التفاصيل مطابقة للفاتورة، سجل الفاتورة إلى الغرفة.
• إن كنت التفاصيل غير مطابقة، اطلب من العميل إظهار مفتاح الغرفة للمطابقة.
• إذا فشل نظام POS في إعطاء التفاصيل، قم بمراجعة التفاصيل مع فريق المكتب الأمامي مع تفاصيل العميل، وراجع إذا كان الضيف سجل بطاقة ائتمانية في المطعم.
• هذه الآونة أصبح متاحا بغلق التسويات على نظام PMS. هذا بإمكانه حصر الفواتير والتسويات من المطعم إلى حساب الغرفة.  هذا النظام يلزم الضيوف بالدفع المباشر إلى المطعم عبر طرق الدفع.

تسوية الدفع للشركة أو City Ledger:

–  اطلب من العميل كتابة اسم الشركة على الفاتورة، بعض الشركات يكون لديهم رصيد مع الفندق، وهذه ما تسمى  city Ledgers.

• إذا كان الضيف على دراية برقم city Ledgers. اطلبه منه.
• اطلب من العميل أن يمضي على جميع الشيكات.
• اعطي العميل إيصالا يوضح الرسوم.
• قم بتسوية الفواتير إلى City Ledger واغلق الطاولة على نظام نقاط البيع POS.

تسوية الدفع عن طريق الكوبونات، القسائم، شهادات الهدايا:

• اقرأ الكوبونات جيدا لتحديد إذا كانت مازلت صالحة أم انتهت.
• راجع الرسوم أو الدفوعات التي تم تغطيتها.
• لا تقوم باستبدال أي كوبون أو شهادات هدايا مقابل نقود.
• إذا كانت الكوبونات لا تغطي ثمن فاتورة الطعام، قم بعمل موازنة بطريقة دفع أخرى.
• احتفظ بالكوبونات بسلامة في مكان الاحتفاظ بالنقود، وقم بعاملتهم على أنهم أوراق نقدية.

شكر العميل:

• اشكر العميل عندما تقدم إليه الفاتورة أو باقي النقود.
• قم بدعوة العميل لزيارة المطعم أو الفندق مرة أخرى.
• إذا غادر العميل قبل سداد الفاتورة، قم بإبلاغ مدير الأمن ومدير المنفذ على الفور.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1 – كيف يتم تقديم الفاتورة إلى العميل؟

Q2 – ما هي إجراءات الدفع النقدي؟

Q3– لماذا من المهم طلب العميل كتابة الاسم ورقم الغرفة في حالة الدفع عبر الغرفة؟

Q4– ما هي إجراءات الدفع بواسطة City Ledger؟

Q5– كيف يتم التعامل مع المدفوعات التي تحمل قسائم؟