المكاتب الأمامية
قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية
قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة الصباحية
التاريخ: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
| الوقت | المهمة | تم |
| 07:00-07:30 | حضور اجتماع الإحاطة مع فريق المكاتب الأمامية (النوبة الليلية) والاستلام منهم. | |
| إعداد قائمة مهام العمل في المكاتب الأمامية. | ||
| 07:30-12:30 | اختبار أن لوحة المفاتيح تعمل بشكل صحيح. | |
| التأكد من أن نظام PBX يعمل بشكل صحيح وفحص ما إذا كان يتم التقاط رسوم الهاتف إلى نظام PMS. | ||
| التحقق من سجل رسائل التنبيه وتحديث أي مكالمات معلقة إلى وحدة التحكم PMS / الهاتف. | ||
| اكمال تنفيذ كل مكالمات الصباح المعلقة. | ||
| التقاط كل المكالمات الواردة خلال ثلاث رنات واستخدام تحية الهاتف القياسية. | ||
| التحقق من كل المخزون الثابت مثل ورق الفاكس، ودفتر سجل التنبيه. | ||
| مراقبة الفاكس الوارد وتوزيعه وفقًا لذلك. | ||
| التواصل باستمرار مع الكونسيرج والاستقبال. | ||
| الرد على جميع المكالمات الواردة والصادرة على الفور بابتسامة. | ||
| خلال ساعات الذروة، مساعدة فريق المكاتب الأمامية عند الحاجة. | ||
| تحديث ملف تعريف النزيل كمرجع من كل مكالمة استفسار. | ||
| تحويل المكالمات إلى جميع إدارات المكاتب الأمامية وكذلك إلى الإدارات الأخرى في الفندق. | ||
| التنسيق بين مشرف الإشراف الداخلي وموظف الغرف. | ||
| التحقق من البريد الإلكتروني وتحويله إلى الإدارات المعنية. | ||
| التأكد من التعامل مع جميع رسائل النزلاء وكذلك الرسائل الداخلية بكفاءة. | ||
| تحديث دفتر سجل المشغل لجميع طلبات الفاكس والرسائل والطلب DND وأي مكالمات الموظفين التي تحتاج إلى إصدار فواتير لحسابات كل منها. | ||
| 12:30-13:30 | إعداد التسليم لفريق بعد الظهر. | |
| حضور اجتماع إحاطة مكتب الاستقبال الأمامي. | ||
| 13:30-17:30 | مراقبة الفاكس الوارد وتوزيعه وفقًا لذلك. | |
| وقت الجولة (يتم إرساله إلى المدقق الليلي). | ||
| التعامل مع جميع المكالمات الواردة والصادرة مهنيا. | ||
| مساعدة النزلاء الواصلين مع الاتجاهات في الفندق. | ||
| تحديث معلومات الدليل في PMS. | ||
| تحويل المكالمات وفقا للإدارة المعنية ؛ المبيعات ، والحجز ، والحدث وما إلى ذلك وأخذ الرسالة في حالة عدم وجود استجابة من تلك الإدارات. | ||
| تحديث دفتر السجل المخصص. | ||
| فحص نماذج البدل والدعم المستندى لليوم وأرسالها إلى مكتب المدير الليلي. | ||
| تجميع سجل وملف مكالمات الصباح اليومي. |
التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المراجع: _____________
