المسمى الوظيفي: مشرف مكتب التحكم
تحت إدارة: المدير التنفيذي لقسم الإشراف الداخلي أو مساعد المدير التنفيذي للإشراف الداخلي
ملخص الوظيفة:
مكتب التحكم الأساسي لقسم الإشراف الداخلي هو أداة الوصل الأساسية في قسم الإشراف الداخلي. فهو المسئول الأول والأخير عن ارسال واستقبال أي معلومات من مكتب التحكم. لذا ينبغي عليه أن يكون لديه لباقة ومهارة في التحدث عبر الهاتف. ويجب متابعة كل المعلومات والأشياء الجديدة التي لها صلة بالإشراف الداخلي.
كمساعد لمكتب التحكم يجب عليك الحفاظ على المعلومات كاملة ومحدثة من قبل جميع الأقسام التي تندرج تحت الإشراف الداخلي.
مهام ومسئوليات إشراف مكتب التحكم:
- التعامل مع طلبات النزلاء بكفاءة عالية.
- المعرفة بكل عمليات قسم الإشراف الداخلي.
- التعامل مع مفاتيح الإدارات والبطاقات الخاصة بغرف النزلاء.
- استقبال كل المكالمات والاتصالات وإعادة توجيهها إلى الشخص الصحيح.
- الحفاظ على السجلات العملية اليومية الخاصة بقسم الإشراف الداخلي.
- المتابعة الفورية والفعالة مع الإدارات المعنية في حالة وجود شكوى أو طلب خاص للنزيل.
- تحديث لوحة بيانات الإشراف الداخلي بصفة دائمة بالمعلومات التي تخص كبار الزوار من النزلاء، وعدد إشغال الغرف، وغرف التنظيف، وعدد المغادرين، وعدد الوافدين، وغيرها من المعلومات.
- الفهم الجيد لإدارة المواقع المختلفة مثل اوبرا، بروتيل، وغيرها.
- تخصيص العمل لكل موظف وفقا لعمل اليوم.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية بذوق رفيع ووفقا لبروتوكول التحدث عبر الهاتف.
- تغيير إجراءات حالة الغرفة على النظام وفقا لأوامر وتعليمات المشرفين.
- إعداد قائمة تناقض الغرف للمكتب الأمامي.
- إعداد قائمة بكبار الزوار للفندق.
- تحضير قائمة استهلاك اللوازم المختلفة من البار.
- إضافة مصاريف البار الصغير والمغسلة إلى مصاريف النزلاء.
- إرسال التقارير الشهرية إلى المغسلة، والتنظيف الجاف، وأي مبيعات أخرى متنوعة.
- إعداد سجل بالعناصر المفقودة أو المكسورة.
- التعامل مع الأشياء المفقودة واتباع جميع الاجراءات اللازمة.
- الحفاظ على الأشياء الأساسية في الخزانة في حالة حاجتها أو طلبها في أي وقت.
- تغيير حالة الغرف من تحتاج إلى التنظيف إلى تم تنظيفها وجاهزة لاستقبال النزلاء وفقا للطلب.
- التنسيق مع المهندسين وأخصائي الصيانة لحل أي مشكلات.
- التعاون مع قسم المكتب الأساسي او مكتب الاستقبال.
- الحصول على المعلومات الكاملة الخاصة بكل الغرف التي توجد في الفندق.
- لديه معلومات كاملة عن كل الموظفين وتخصصاتهم وأماكن عملهم، فمثلا هؤلاء الموظفين يعملون بجانب المسبح، وهؤلاء في المنطقة العامة، والآخرين في الدور الأول، وهكذا.
- التسليم الصحيح للموظف المختص أو المناوب للفترة التالية له، ويجب عليه إبلاغه بكل التفاصيل عن الموظفين قبل المغادرة.
- مساعدة قسم الإشراف الداخلي والمساعد للتحضيرات الشهرية وإعداد التقارير والميزانية.
الشروط:
مهارات اتصالات قوية وقدرة كبيرة على حل المشكلات المختلفة. أن يكون متحملا للمسئولية ويستطيع العمل في فريق بأعلى كفاءة.
التعليم:
درجة التعليم الثانوي أو ما يعادلها وبصفة عامة يفضل شهادة بكالرويوس.
الخبرة:
خبرة من سنة إلى ثلاث سنوات في إدارة شئون الموظفين الداخلية، وخبرة لا تقل عن عامين في العمل كمراقب بقسم الإشراف الداخلي في الفنادق.
