المكاتب الأمامية

قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة العامة

قائمة المهام اليومية لمشغل الهاتف – النوبة العامة

 

التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

اسم أو رمز الموظف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الوقت المهمة تم
09:00-09:30 قراءة كتاب سجل مكتب الاستقبال وكتاب سجل المشغل  
إعداد قائمة مهام عمل المكاتب الأمامية  
09:30-13:00 اختبار أن لوحات المفاتيح وخطوط الفنادق تعمل بشكل صحيح  
التأكد من أن نظام PBX قيد التشغيل وأن رسوم المكالمة يتم التقاطها إلى برنامج الفندق PMS  
التحقق من دفتر سجل التنبيهات وتحديث نظام PMS أو لوحة التبديل إذا لزم الأمر.  
اجراء جميع مكالمات الإيقاظ المعلقة في الصباح.  
التعامل مع جميع المكالمات الصادرة والواردة في خلال ثلاث رنات.  
التأكد من القرطاسية (طباعة قسيمة بدل عند الحاجة)  
مراقبة رسائل الفاكس الواردة وإرسالها إلى غرف الضيوف أو الإدارات الأخرى في الوقت المناسب.  
التواصل باستمرار مع مكتب المعلومات و الإرشاد (الكونسيرج) والاستقبال  
الرد على جميع المكالمات الواردة والصادرة  
إذا لزم الأمر مساعدة فريق المكاتب الأمامية و موظفي الاستقبال خلال ساعات الذروة و تسجيل الوصول للمجموعات.  
تحديث ملف تعريف النزيل كمرجع لكل استفسار و اتصال  
إعادة توجيه المكالمات إلى المدير المقيم. مدير المكاتب الأمامية أو المشرف لأي استفسارات نهارية (التوافر والمعدل)  
إعداد اجتماع المساء  
13:00-13:30 حضور الاجتماع المسائي  
13:30-19:00 التنسيق بين مشرف الإشراف الداخلي وموظف الغرف  
التحقق من البريد الإلكتروني وإعادة إرساله إلى الإدارات المعنية  
التأكد من التعامل مع جميع رسائل القسم الداخلية ورسائل الضيوف بكفاءة  
تحديث دفتر سجل المشغل وفقًا لذلك  
تحديث معلومات الدليل في نظام PMS  
تجميع سجل وملف مكالمات الصباح  
تحديث دفتر السجل للخصومات والمزايا  
19:00-19:30 مسح نماذج الخصم والمستندات الداعمة لليوم / نسخة مطبوعة في NM Tray  

 

التوقيع:______________

المراجع:_____________

 

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق