بشكل عام، الفندق ملزم باستقبال النزلاء، قد يقبل السبب لرفض استضافة نزيل ما عدم توفر غرف، أو سلوك النزيل المحتمل غير المنظم أو عدم رغبتة في الدفع مقابل الإقامة أو الخدمات لذلك علينا معرفة كيفية استقبال نزيل دون حجز في الفنادق.

من هو ضيف Walk in؟

يسمى النزيل الذي يصل إلى فندق بدون حجز باسم “Walk in”.

أكبر كابوس لأي مسافر يسافر لأميال وأميال ثم يدخل إلى الفنادق ويجد أنه مشغول بالكامل، ولكن لا تلزم الفنادق باستضافة النزلاء الذين يصلون بدون حجز عندما لا تتوفر غرف في الليل.

عندما لا يمكن للفندق استيعاب النزلاء، يمكن لموظف المكتب الأمامي أن يجعل الوضع سهلًا قليلاً للنزيل من خلال اقتراح وإرشاده إلى الفنادق البديلة القريبة.

يمكن لموظفي المكتب الأمامي الاتصال حتى بالفنادق المشابهة الأخرى ومساعدة النزلاء على إجراء الحجز فيها.

إذا لم يكن هناك بديل عن رفض استقبال النزيل، فيجب على المدير أن يشرح الأمر للنزيل في مكتب خاص.

قد يكون تسجيل نزيل واحد في نظر شخص آخر لا يمكن استيعابه ومحرجًا للغاية للنزيل.

يجب اتباع وتوضيح الخطوات التالية قبل قبول حجز Walk-in:

١/ إذا قدم النزيل رسالة تأكيد، فتحقق من تاريخ واسم الفندق؛ قد يكون النزيل قد وصل في تاريخ آخر أو في الفندق الخطأ.

٢/ التحقق مع النزيل إذا تم الحجز من قبل شخص آخر، فمن المحتمل أن يكون موظف الحجوزات قد أدخل الحجز تحت اسم المتصل الذي أجرى الحجز وليس اسم النزيل .

٣/ أعد التحقق من الحجز من خلال البحث في برنامج الفندق عن طريق اسم العائلة والاسم الأول ورقم الحجز ورقم الهاتف المحمول واسم الشركة ووكيل السفر وما إلى ذلك، وإذا اجرى النزيل الحجز من خلال وكيل سفر يطلب من النزيل الاتصال به للحصول على مزيد من التفاصيل عن الحجز.

٤/ اطلب من النزيل تأكيد موعد الوصول وموعد المغادرة مرة أخرى، فقد يصل النزيل في تاريخ مختلف أو من الممكن أن يكون هذا النزيل تأخر في الحضور لليلة سابقة.

٥/ إذا تمت جميع عمليات التحقق المذكورة أعلاه والحصول على نتيجة سلبية، وبعد التحقق من توافر الغرف في الفندق يمكن لموظف مكتب الاستقبال إنشاء حجز جديد، عندما يتم إنشاء الحجز للنزيل، يجب وضع علامة على الحجز باسم “Walk-In”.

٦/ الأفضل تحصيل وديعة مسبقة لاستئجار الغرفة بالكامل وأي تكاليف عرضية تقريبية متوقعة من النزيل.