قائمة المهام اليومية لمساعد مكتب الاستقبال – النوبة المسائية
التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم أو رمز الموظف:ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
| الوقت | المهمة | تم |
| 13:00- 14:00 | حضور اجتماع إحاطة بعد الظهر والتسليم من فريق الصباح | |
| عد النقد | ||
| 14:00 – 16:00 | التحقق من الأدوات المكتبية والإشراف على منطقة البهو ومنطقة اللاونج | |
| مراجعة تقرير الاستقبال / التوصيل للمطار لليوم مع خدمة التعليمات والإرشاد ( الكونسيرج) | ||
| ضمان نظافة اللوبي والصالة | ||
| التحقق من تغيير الغرفة (التنسيق مع خدمة الكونسيرج و المدير الليلي) | ||
| تحقق من حالة جميع الغرف والتناقض | ||
| نشر أي رسوم أو وديعة عرضية يدوية وفقًا لتعليمات النوبة الصباحية | ||
| التحقق وازالة التتبع والرسائل في وقت قياسي | ||
| طباعة وحفظ “تقرير الطوارئ” / تقرير حالة الطوارئ المحدد في تمام الساعة 16:00 | ||
| مراجعة تخصيص وتحديد الغرف لأي حجز في اليوم | ||
| التعامل مع إجراءات المكاتب الأمامية – تسجيل الوصول ، إنهاء إجراءات المغادرة ، صرف العملات ، إجراءات أمين الصندوق وغيرها | ||
| التحقق من بطاقات تسجيل الضيوف وتحديث ملف التعريف في PMS. | ||
| 17:00- 17:30 | آخر متابعة مع النوبة الصباحية | |
| 17:30- 22:30 | التحقق وإزالة التتبع في وقت قياسي | |
| التحقق من رسائل البريد الإلكتروني | ||
| التحقق من تناقض الغرفة بالرجوع إلى المدير المناوب | ||
| متابعة أي تعليمات استرداد | ||
| التحقق من مغادرة اليوم التالي | ||
| الانخراط مع النزلاء ومجاملتهم | ||
| التحقق من الغرف بدون افطار لوصول اليوم التالي | ||
| متابعة المستندات الداعمة مع الحجوزات | ||
| حظر الغرف للوصول في اليوم التالي. بالرجوع إلى المدير الليلي للتحقق | ||
| تعديل بطاقة التسجيل | ||
| قم بإعداد رسالة الترحيب لـ “المناسبات الخاصة” للقادمين في اليوم التالي | ||
| التحقق من حد الائتمان ونشر الحسابات بالرجوع إلى المدير المناوب | ||
| 22:30- 23:30 | إعداد التسليم مع فريق المساء | |
| التحقق من جميع المعاملات والنشر | ||
| جميع المصروفات النثرية يتم الموافقة عليها من مدير المكاتب الأمامية / المدير المناوب | ||
| إغلاق الصندوق و الايداع | ||
| حضور اجتماع الإحاطة المسائي والتسليم للفريق الليلي |
التوقيع:
المراجع:
