المكاتب الأمامية

قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية – النوبة الصباحية

قائمة المهام اليومية لمساعد المكاتب الأمامية – النوبة الصباحية

 

التاريخ :ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

اسم أو رمز الموظف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

 

الوقت المهمة تم
07:00-09:00 حضور اجتماع إحاطة المكاتب الأمامية الصباحي والإستلام من فريق النوباة الليلية.  
عد النقد  والاستلام  من النوبة الليلية  
مساعدة المشغل مع أي مكالمات ايقاظ / المكالمات التذكيرية المعلقة و المراد إكمالها.  
التأكد من نظافة البهو والصالة وإبلاغ قسم الإشراف الداخلي في حالة الحاجة إلى أي تنظيف أو إزالة الغبار.  
التأكد من أن الصحف والمجلات موجودة في البهو .  
التأكد من عدم وجود حجوزات لم تظهر من الليلة الماضية  استيفاء الرسوم حسب السياسة.  
طباعة التقرير اليومي (النزلاء الحاليين في الفندق/ المغادرة / الوصول / استقبال المطار)  
طباعة التقارير الخاصة لوصول اليوم والتأكد من ما إذا تم تعيين الغرف الصحيحة حسب طلب النزيل.  
التحقق من تقرير – استقبال وتوصيل  المطار- لليوم مع مكتب المعلومات والإرشاد أو مكتب السفر  
التحقق من بطاقات التسجيل وتحديث ملفات تعريف النزلاء على النظام  
التعرّف على النزلاء Repeat و VIP Arrivals ، وقم بتنظيم مشروب ترحيبي.  
تحديث الإشراف الداخلي والأغذية والمشروبات  على غرف VIP واي طلبات خاصة  
التحقق من الوصول المبكر وتحصيل رسوم الوصول المبكر إذا لزم الأمر.  
تحديد و مسح التتبعات ، ورسائل الضيوف وقم بالإبلاغ عنها كمقروءة / تم حلها في الوقت المناسب.  
التحقق من البريد الإلكتروني في مكتب الاستقبال والرد على الفور من المكتب الخلفي.  
التحقق من المكاتب الأمامية والإشراف على منطقة البهو  
09:00- 12:00 التحقق من رصيد جميع الضيوف المستحقين ، والتأكد من أن الورقة واضحة  
التحقق من تخصيص الغرف إذا لم يتم ذلك يجب إبلاغ المدير  
متابعة المستندات الداعمة مع الحجوزات  
فحص و مسح التتبع  في وقت قياسي  
إجراءات المكاتب الأمامية  – تسجيل الدخول والخروج  
تعديل بطاقات التسجيل وتحديث ملف النزلاء  
12:00- 13:00 متابعة جميع الاستحقاقات  
التنسيق مع قسم الإشراف الداخلي في حالة المغادرة المتأخرة / التحقق من حالة الغرفة  
التحضير لاجتماع الإحاطة المسائي  
قم بإلغاء تحديد رف المكاتب الأمامية  
13:00-14:00 حضوراجتماع الإحاطة المسائي والتسليم لفريق العمل المسائي  
14:00-17:00 التحقق من جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من “المكاتب الخلفية”  
تحديث وصول النزلاء و الملف الشخصي في برنامج إدارة الفنادق  
التعامل مع جميع الحجوزات الجديدة والمستقبلية في المكاتب الخلفية  
التحقق من جميع المعاملات والنشر  
التحقق منجميع التخفيضات والمصروفات النثرية تم الموافقة عليها من قبل مدير المناوبة ومدير المكاتب الأمامية / AFOM /  
العد قبل الإغلاق  
إغلاق الصندوق والايداع  
17:00-17:30 آخر متابعة مع النوبة المسائية  

 

التوقيع:______________

المراجع:_____________

 

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق