كيف يتم التنسيق بين المكاتب الأمامية وقسم التسويق والمبيعات والإدارات الأخرى؟
يتعامل موظفوا الواجهة الأمامية مع جميع أقسام الفندق، بما في ذلك التسويق والمبيعات، والإشراف الداخلي، والأغذية والمشروبات، والمأدبة، والتحكم، والصيانة، والأمن، والموارد البشرية. هذه الإدارات ترى الواجهة الأمامية كجهة اتصال في تقديم خدمات الضيافة. كل قسم من الأقسام لديه رابط اتصال فريد مع موظفي المكاتب الأماميين.
قسم التسويق والمبيعات
يعتمد قسم التسويق والمبيعات على الواجهة الأمامية لتقديم بيانات عن تاريخ النزلاء، والتفاصيل المتعلقة بزيارة كل نزيل. تستند بعض المعلومات التي تم جمعها على الرمز البريدي، وتكرار الزيارات، والانتساب للشركات، والاحتياجات الخاصة، والحجوزات لغرف النوم. بل هو أيضا أمام وظيفة مكتب لتقديم أول انطباع على الجمهور، لنقل الرسائل، وتلبية طلبات النزلاء الذين يستخدمون الفندق للاجتماعات والندوات والمآدب.
يُعد سجل النزلاء موردًا قيِّمًا للتسويق والمبيعات، والذي يستخدم معلومات تسجيل النزلاء لاستهداف الحملات التسويقية وتطوير العروض الترويجية وإعداد بطاقات العناوين وتحديد الوسائط الإعلانية المناسبة. يجب على الموظفين الأماميين بذل كل جهد للحفاظ على قاعدة البيانات الحالية والدقيقة.
تعتمد عملية إكمال حجز فعالية خاصة (مثل حفل زفاف أو مؤتمر أو ندوة) على توافر غرف النوم للنزلاء. قد يضطر مديرون التسويق والمبيعات إلى التحقق من قوائم الغرف المتوفرة لثلاث أو ست أو حتى اثنتي عشرة شهرًا في المستقبل للتأكد من أن الفندق يمكنه استيعاب العدد المتوقع من النزلاء. يتم الاحتفاظ بقاعدة بيانات للغرف المتوفرة في نظام إدارة الممتلكات من قبل المكاتب الأمامية.
أول اتصال بالنزيل مع قسم التسويق والمبيعات يكون عادة من خلال لوحة مفاتيح الفندق. إن مشغل لوحة مفاتيح مختص ودود ومعرفي حول عمليات الفنادق والموظفين سوف يعطي انطباعًا أوليًا جيدًا، مما ينقل إلى العميل المحتمل أن هذا الفندق يتمتع بالكفاءة. عندما يصل الضيف من أجل المناسبة، يكون الاتصال الأول بالفندق عادة من خلال موظفي المكتب الأماميين. مدير الواجهة الأمامي الذي يبذل جهودًا لتحديد مشرف المأدبة هو المسؤول ويبلغ هذه المعلومات إلى الموظف المكتبي في الخدمة يوضح للجمهور أن هذا الفندق مخصص لتقديم الضيافة.
يجب ترحيل رسائل قسم التسويق والمبيعات بالكامل وبدقة وسرعة. مشغل لوحة المفاتيح هو رابط حيوي في الاتصال بين العميل المحتمل ومندوب المبيعات في قسم التسويق والمبيعات. ويجب على مدير الجهة توجيه جميع الموظفين الجدد في مقدمة الإدارة حول الموظفين في قسم التسويق والمبيعات وما تستلزمه وظيفة كل شخص (وهذا ينطبق على جميع الإدارات في الفندق، وليس فقط التسويق والمبيعات). يجب أن يعرف موظفوا المكاتب الأمامية كيفية نطق أسماء جميع موظفي التسويق والمبيعات. من أجل مساعدة الموظفين الأماميين على الإلمام بكل هؤلاء الأشخاص، يجب على المديرين عرض صور للموظفين الجدد لمديري الإدارات والمشرفين. غالبًا ما يتم تقديم طلبات الخدمة في الاجتماعات والحلقات الدراسية والمآدب وما شابهها في مقدمة الأمر. قد يكون مدير المأدبات، وهو الشخص المسؤول عن الوفاء بتفاصيل الخدمة لمأدبة أو حدث خاص، أو شريك المبيعات، وهو الشخص الذي يحجز متطلبات النزيل للمآدب والمناسبات الخاصة الأخرى، مشغولاً بوظيفة أخرى. إذا احتاج الضيف إلى سلك تمديد أو أعطال في منفذ التيار الكهربائي، يجب أن يكون موظفوا مكتب الاستقبال مستعدين لتلبية احتياجات الضيف. ويجب على مدير المكاتب الأمامية أن يضع إجراءات تشغيل قياسية للعاملين الأماميين ليقوموا بالاتصال بالصيانة، والصيانة المنزلية، والتسويق والمبيعات، أو إدارة الأغذية والمشروبات لتلبية الطلبات المشتركة الأخرى. إن معرفة كيفية استخدام مجموعة أدوات صغيرة، أو محولات، أو مواد لاصقة، أو أغطية طاولة إضافية، أو منظف النوافذ ستساعد الضيوف وستوفر الوقت الذي ينطوي عليه تعقب موظف المبيعات المسؤول.
