بعد استلام العناصر والتحقق منها، يجب نقلها على الفور إلى التخزين المقفل. يجب على موظفي الفندق نقل العناصر. إذا لم يكن الموظفون المستلمون متاحين لنقل العناصر، يجب أن يقوم مشرف غرفة التخزين المناسب بنقل المواد إلى التخزين.
يجب عدم السماح للشخص المورد بالتسليم في مناطق تخزين مكان الإقامة. يجب إعطاء نسخة من مستند الاستلام لموظفي غرفة التخزين لمزيد من التحقق قبل تخزين العناصر.
قد تحتوي المخازن على عدة آلاف من الدولارات من أصول الفندق. لذا من الواضح أنه يجب تأمينها. وهناك عدد من الإجراءات الأمنية التي عند تنفيذها قد تساعد في حماية الأصول المخزنة.
على سبيل المثال: يجب أن يكون نظام قفل مناطق التخزين مختلفًا عن غرف النزلاء والمناطق العامة. هذا يحافظ على الموظفين الذين يستخدمون المفاتيح الرئيسية في القسم في واجباتهم العادية من الوصول إلى المخازن غير المسموح لهم بالدخول إليها.
تسمح سياسة الوصول المحدود فقط للأفراد المصرح لهم بدخول مناطق التخزين، والتي يجب أن تكون مقفلة عندما لا تكون قيد الاستخدام. عنصر هام في التحكم في المخازن هو استخدام إجراءات المخزون الفعالة.
يمكن الاحتفاظ بالمخزون الدائم (الذي يشمل تدوين جميع البنود عند استلامها للتخزين والصادرة من التخزين) للبنود ذات القيمة العالية.
يجب إجراء الجرد المادي (الذي يتضمن فعليًا حساب العناصر في منطقة التخزين) من وقت لآخر. سوف يكشف الجرد الدائم عما يجب أن يكون في المخزن. ووسوف يكشف الجرد المادي ما هو في الواقع في المخزن. قد تشير التناقضات إلى مشكلة أمنية.
بالإضافة إلى مخزونات الأقسام، يجب على قسم المحاسبة أيضًا إجراء قوائم جرد على تردد تحدده الإدارة. قد تختلف هذه المخزونات من المخزون الأسبوعي للوازم الأرضية وإعداد الغرف في التدبير المنزلي إلى قائمة جرد سنوي للأثاث والمعدات. يجب أن يتم هذا المخزون من قبل فريق من الموظفين من المحاسبة أو قسم آخر غير الذي يتم جرده.
يجب ألا يتم إصدار أي شيء من التخزين بدون طلب يحمل توقيعًا معتمدًا. يجب أن يتطلب الدخول إلى المخزن بعد ساعات العمل مديرًا أو مشرفًا أو ضابط أمن لمرافقة الموظف الذي يحتاج إلى الدخول إلى مرفق التخزين المقفل. يجب الحصول على المفتاح من مكتب الاستقبال ويجب تسجيله.
يجب أيضًا تسجيل الأفراد الذين يدخلون منطقة التخزين وسبب الدخول. ويجب إتمام طلب الشراء المأذون للمواد التي تم التقاطها وتركها في مكتب مدير المخزن.
