يتألف قسم المكاتب الأمامية في فندق من أقسام مثل الحجوزات، ومكتب الاستقبال، ومكتب الجرس، ومكتب السفر، وخدمة المعلومات والإرشاد وغيرها.
يجب أن يكون مدير المكاتب الأمامية مخططًا ماهرًا يقوم بتوجيه الموارد المختلفة.
وكيل مكتب الاستقبال هو أول شخص يراه النزلاء عند دخول الفندق وآخر شخص يراه النزيل عند المغادرة لذا يتم تصميم مكتب الاستقبال بأناقة لاستيعاب الموظفين والخدمة السلسة للنزلاء.
بناءا على ذلك يوجد أنواع مختلفة من المعدات المستخدمة في المكاتب الأمامية و التي تجعل عمليات الفندق سهلة ومنهجية لضمان الضيافة الفعالة للنزيل.
تصنف معدات المكاتب الأمامية لثلاثة أنواع:
- اتوماتيكية.
- نصف اتوماتيكية.
- يدوية ومعدات عامة.
أولا: المعدات الاتوماتيكية
- الكمبيوتر- وهو الأكثر أهمية بين معدات المكاتب الأمامية ويستخدم في استخدام برامج إدارة الفنادق، كتابة جميع أنواع البريد الإلكتروني، طباعة الفواتير، الخطابات و تصفح الانترنت، وتخزين معلومات العملاء.
- أجهزة مراقبة الأمن – كاميرات الدوائر التلفزيونية المغلقة لأفراد الأمن لمراقبة بعض مناطق الفندق.
- آلة فحص البطاقات – للتأكد من صلاحية بطاقة الإتمان التي تمكّن العملاء من اجراء الحجوزات بسهولة.
- معدات الهاتف – أجهزة الهاتف ويتكون من أنظمة محاسبة المكالمات، نظام المكالمة تلقائية، الفاكس وآلة الكشف عن المكالمات.
- أجهزة التنبيه – المستخدمة من قبل مشغلي الهاتف لعمل مكالمات الإيقاظ.
- ساعات مدار متعددة المنطقة – مؤشرات الوقت في مختلف المناطق الزمنية عبر العالم.
- الفاكس- والذي كان يعتمد عليه قبلا في ارسال الحجوزات والفواتير والخطابات.
ثانيا: المعدات نصف الاتوماتيكية
- آلة نشر الحساب- تستخدم آلة نشر الحساب الكهروميكانيكية أو الإلكترونية في الفنادق شبه الآلية يتم استخدامها لمراقبة والتوازن للرسوم والاعتمادات لحسابات النزيل.
- طابعة إزاحة بطاقة الائتمان – يضغط على قسيمة بطاقة الائتمان ضد بطاقة ائتمان النزيل.
- قارئ الشريط المغناطيسي – يقرأ البيانات المشفرة مغناطيسيا وتخزينها على شريط الشريط المغناطيسي على بطاقة الائتمان.
ثالثا: المعدات اليدوية
رف الغرفة
- رف الغرفة هي المعدات التي يتم فيها التسجيل و إدخال السجلات للعمل كأساس رفوف الغرفة وهي تعتبر أهم جزء في المكتب الأمامي
- وتكون عادة على شكل صف من الملفات المعدنية المصممة لعرض نماذج رف الغرفة والتي تعرض معلومات حالة الغرفة والنزيل
- نظرة واحدة على رف الغرفة تعطي وكيل مكتب الاستقبال فورا معلومات عن الإشغال و
- حالة الإشراف الداخلي لجميع الغرف
- يستخدم وكلاء مكتب الاستقبال هذه المعلومات عادةً لمطابقة الغرف المتاحة مع احتياجات الضيوف خلال عملية التسجيل
مفتاح الرف
- هي مجموعات من الرفوف تحفظ عموما في مكتب الاستقبال في وقت مبكر من اليوم.
- رف المفتاح هو مجموعة من المقصورات المرقمة تستخدم لتخزين مفاتيح غرف النزلاء.
- غالباً ما يتم وضع رفوف المفاتيح في أدراج مكتب الاستقبال لضمان سلامة وأمن النزلاء.
- ويمكن أن يكون مزيج من البريد والرسائل وحامل المفتاح أو وحدة جدار قائمة بذاتها أو تحت طاولة المكتب في الإستقبال.
- مفتاح الرف متاح لكل من مشغلي الهاتف ووكلاء مكتب الجبهة.
رفوف الحجز
لوحة خاصة أو مجموعة من الصناديق تستخدم لإظهار أي غرفة تم حجزها.
يستخدم المكتب الأمامي نوعين من رفوف الحجز.
- رف الحجز المسبق يتم ترتيب رف الحجز أو بطاقات التسجيل من قبل الضيف حسب مواعيد مجدولة لوصول النزلاء والمجموعات لكل يوم
- رف الحجز الحالي هو مجموعة فرعية محمولة من رف الحجز السابق، يتم استخدام رف الحجز الحالي من قبل وكلاء مكتب الاستقبال للمساعدة في تسجيل الضيوف أثناء وصولهم
رف المعلومات
- رف المعلومات هو مؤشر للنزلاء الموجودين في الفندق الاسم الأخير ورقم الغرفة.
- يستخدم رف المعلومات عادة لمساعدة موظفي المكاتب الأمامية مع التوجيه الصحيح لمكالمات الهاتف والبريد.
- يتكون رف المعلومات عادة من الألومنيوم مع فتحات مصممة لاستيعاب معلومات الزوار.
حامل الملفات فوليو
- علبة أو حامل الملفات التعريفية حيث توجد أوراق النزلاء ويتم تخزينها وترتيبها بواسطة أرقام غرف النزلاء.
- تبقى ملفات النزيل في الدرج طوال فترة في مرحلة الإشغال لدورة النزيل، إلا عندما تكون تستخدم في نشر المعاملات.
- يوجد حامل ملفات فوليو آخر عادة في مكتب المحاسبة في الفندق.
- يحتوي هذ الحامل على أوراق الضيوف المغادرين بالفواتير المباشرة أو النزلاء الذين سيدفعوا بواسطة بطاقة الائتمان.
- بمجرد تسوية هذه الحسابات، يتم نقل الأوراق إلى موقع التخزين الدائم.
معدات أخرى
- السجل النقدي – يستخدم للتسجيل في المعاملات النقدية والحفاظ على الأرصدة النقدية.
- رف القسيمة – هو حاوية لتخزين القسائم للرجوع إليها في المستقبل والتحقق خلال التدقيق الليلي.
- الطابع الزمني – من المهم تسجيل الوقت لإنشاء تسلسل زمني للأحداث.
- تذكرة Wi-fi – توفر معرف المستخدم وكلمة المرور للنزيل للوصول إلى مرفق الإنترنت في الفندق.
