السياسات والإجراءات- الموارد البشرية- إدارة سجلات الموظفين

أولا: الأهداف:

• وضع سياسات وإجراءات موحدة لإدارة عمليات ملفات وسجلات الموظفين.
• حفظ كافة المستندات الخاصة بالموظف طوال فترة خدمته.
• ضمان حق الوزارة أو الجهة الاتحادية والموظف من خلال التوثيق.
• دعم القرارات المتعلقة بالموظف بالمستندات الموثقة.

ثانيا: أنواع ملفات وسجلات الموظفين:

• الملف الورقي:

هو الملف الذي يتم فيه الاحتفاظ بكافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة.

• الارشفة الالكترونية:

هي أرشفة كافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة عن طريق الماسح الضوئي وإضافة البيانات في نظام (البيان).

ثالثا:الشروط والضوابط:

• الشروط الواجب توافرها في أماكن حفظ الملفات:
• تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات من التلف أو الضرر، مثل وجود معدات للوقاية من الحرائق في أماكن حفظ الملفات والسجلات
• التهوية والإضاءة المناسبة.
• سهولة الوصول إلى الملفات من خلال تصميم المكان المخصص بطريقة منظمة وآمنة.
• تحديد أشخاص معنيين فقط للدخول إلى أماكن حفظ الملفات، للحفاظ على سرية ومحتويات الملفات والسجلات.
• لا يجوز للموظف المخول بالاطلاع على ملفات الموظفين أو الاحتفاظ بصور منها أو إفشاء الأسرار المطلع عليها، ويجب عليه تسليم ما في عهدته عند انتهاء خدمته.

ب. محتويات ملفات وسجلات الموظفين

• الوثائق/المستندات المتعلقة بالتاريخ الوظيفي للموظف.
• الوثائق الرسمية للموظف والمقدمة عند طلب الوظيفة (مثل: صورة من بطاقة الهوية، السيرة الذاتية، الخ(.
• صور من شهادات المؤهلات العلمية للموظف، معتمدة حسب النظام
• .صور من شهادات الخبرات العملية السابقة للموظف، معتمدة حسب النظام.
• الوصف الوظيفي.
• خطاب عرض العمل.
• عقد العمل الموقع وأية تعديلات عليه.
• البيانات والمعلومات الخاصة بعنوان الموظف وأرقام التواصل في حالات الطوارئ.
• محاضر استلام الموظف للعهدة الخاصة بالعمل.
• خطابات النقل/الترقية/ الإعارة/التدريب وما في حكمها.
• أرصدة الإجازات وأية إجازات أخرى حصل عليها الموظف خلال مدة خدمته.
• أية وثائق أخرى تتعلق بالتوظيف.
• الوثائق/المستندات الخاصة بتطوير الأداء والتحسين للموظف
• نسخ من تقييمات الأداء وخطط التطوير الفردية.
• سجلات مدى الالتزام بالحضور والانصراف.
• خطة تحسين الأداء.
• تقارير الإجراءات التأديبية.
• الاقتراحات المقدمة من الموظف.
• شهادات الشكر.
• نسخ من شهادات التدريب.
• الشكاوى المقدمة من العملاء أو زملاء العمل على الموظف.
• الوثائق/المستندات الخاصة بانتهاء الخدمة:
• طلب استقالة موظف/ إحالة إلى التقاعد/ إنهاء خدمة عمل الموظف.
• وثائق/ مستندات انتهاء الخدمة كالإجراء المالي النهائي المتضمن مكافأة نهاية الخدمة أو الإحالة إلى التقاعد. والإجازات المدفوعة.
• استمارة مقابلة نهاية الخدمة.

1.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)

2.1 الإجراءات وآلية التنفيذ

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية تحديث سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)