الموارد البشرية

السياسات والإجراءات- الموارد البشرية- إدارة سجلات الموظفين

سياسات وإجراءات إدارة سجلات الموظفين

أولا: الأهداف:

  • وضع سياسات وإجراءات موحدة لإدارة عمليات ملفات وسجلات الموظفين.
  • حفظ كافة المستندات الخاصة بالموظف طوال فترة خدمته.
  • ضمان حق الوزارة أو الجهة الاتحادية والموظف من خلال التوثيق.
  • دعم القرارات المتعلقة بالموظف بالمستندات الموثقة.

ثانيا: أنواع ملفات وسجلات الموظفين:

  • الملف الورقي:

هو الملف الذي يتم فيه الاحتفاظ بكافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة.

  • الارشفة الالكترونية:

هي أرشفة كافة الوثائق المتعلقة بالموظف من بداية تعيينه إلى انتهاء خدمته لدى الشركة عن طريق الماسح الضوئي وإضافة البيانات في نظام (البيان).

ثالثا:الشروط والضوابط:

  • الشروط الواجب توافرها في أماكن حفظ الملفات:
  • تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات من التلف أو الضرر، مثل وجود معدات للوقاية من الحرائق في أماكن حفظ الملفات والسجلات
  • التهوية والإضاءة المناسبة.
  • سهولة الوصول إلى الملفات من خلال تصميم المكان المخصص بطريقة منظمة وآمنة.
  • تحديد أشخاص معنيين فقط للدخول إلى أماكن حفظ الملفات، للحفاظ على سرية ومحتويات الملفات والسجلات.
  • لا يجوز للموظف المخول بالاطلاع على ملفات الموظفين أو الاحتفاظ بصور منها أو إفشاء الأسرار المطلع عليها، ويجب عليه تسليم ما في عهدته عند انتهاء خدمته.

ب. محتويات ملفات وسجلات الموظفين

  • الوثائق/المستندات المتعلقة بالتاريخ الوظيفي للموظف.
  • الوثائق الرسمية للموظف والمقدمة عند طلب الوظيفة (مثل: صورة من بطاقة الهوية، السيرة الذاتية، الخ(.
  • صور من شهادات المؤهلات العلمية للموظف، معتمدة حسب النظام
  • .صور من شهادات الخبرات العملية السابقة للموظف، معتمدة حسب النظام.
  • الوصف الوظيفي.
  • خطاب عرض العمل.
  • عقد العمل الموقع وأية تعديلات عليه.
  • البيانات والمعلومات الخاصة بعنوان الموظف وأرقام التواصل في حالات الطوارئ.
  • محاضر استلام الموظف للعهدة الخاصة بالعمل.
  • خطابات النقل/الترقية/ الإعارة/التدريب وما في حكمها.
  • أرصدة الإجازات وأية إجازات أخرى حصل عليها الموظف خلال مدة خدمته.
  • أية وثائق أخرى تتعلق بالتوظيف.
  • الوثائق/المستندات الخاصة بتطوير الأداء والتحسين للموظف
  • نسخ من تقييمات الأداء وخطط التطوير الفردية.
  • سجلات مدى الالتزام بالحضور والانصراف.
  • خطة تحسين الأداء.
  • تقارير الإجراءات التأديبية.
  • الاقتراحات المقدمة من الموظف.
  • شهادات الشكر.
  • نسخ من شهادات التدريب.
  • الشكاوى المقدمة من العملاء أو زملاء العمل على الموظف.
  • الوثائق/المستندات الخاصة بانتهاء الخدمة:
  • طلب استقالة موظف/ إحالة إلى التقاعد/ إنهاء خدمة عمل الموظف.
  • وثائق/ مستندات انتهاء الخدمة كالإجراء المالي النهائي المتضمن مكافأة نهاية الخدمة أو الإحالة إلى التقاعد. والإجازات المدفوعة.
  • استمارة مقابلة نهاية الخدمة.

 

1.1 الإجراءات وآلية التنفيذ:

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)

المسؤولية الوحدة التنظيمية خطوات الإجراء م
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية يتم إنشاء ملف للموظف الجديد وتحفظ فيه كافة الوثائق الخاصة بالموظف عند صدور قرار التعيين 1.1
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية تتم عملية تصنيف لمحتوى الملف ويحفظ في قسم ملفات وسجلات الموظفين 1.2
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية يتم تحديث الملف بكافة الوثائق الخاصة بالموظف كالقرارات المتعلقة به وتقييم الأداء السنوي 1.3
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية يتم تحديث بيانات الموظف في ملف الموظف دوريا 1.4

 

2.1 الإجراءات وآلية التنفيذ

فيما يلي أهم الخطوات للإجراءات المطلوبة لإدارة عملية تحديث سجلات الموظفين (يتم تنفيذ الإجراء من خلال نظام (البيان) وورقيا)

المسؤولية الوحدة التنظيمية خطوات الإجراء م
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية توزيع نموذج تحديث البيانات بشكل دوري 2.1
الموظف المعني الإدارة المعنية تعبئة نموذج تحديث البيانات وإرفاق المستندات الداعمة وتسليمه إلى إدارة الموارد البشرية 2.2
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية مراجعة التحديثات والمستندات الداعمة واعتماد التحديثات 2.3
الموظف المختص في إدارة الموارد البشرية إدارة الموارد البشرية دخال التحديثات المعتمدة في نظام (البيان) 2.4

 

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق