الإشراف الداخلي

السياسات والإجراءات – الإشراف الداخلي – الإجراءات للمفقودات والموجودات

الإجراءات للمفقودات والموجودات

القسم: الإشراف الداخلي- عام

وقت التدريب: 30 دقيقة

 

يطلق على أي عنصر يتركه النزيل سواء في الغرفة أو في الأماكن العامة التي يحددها أي موظف ويتم إحاطته بموجب إشعار إدارة شؤون الاشراف الداخلي بأنه بند “مفقود أوموجود“.

يجب أن يكون هناك موقع مخصص واحد لاستلام العناصر المفقودة والتي تم العثور عليها سواء كانت موجودة في غرف النزلاء  أو غرف الاجتماعات أو الأماكن العامة أو المطاعم.

يجب تأمين العناصر المفقودة في خزانة مقفلة أو منطقة بها وصول مقيد للغاية.

يتم توجيه الموظفين لإحضار العناصر من منطقة العناصر المفقودة والتي تم العثور عليها، مع الأشياء الثمينة التي تحظى باهتمام فوري.

البنود الواردة يتم تسجيلها في سجل المفقودات.

يجب تسجيل جميع البنود بغض النظر عما إذا كانت عناصر قيّمة أو غير قيمة أو عناصر قابلة للتلف على سجل المفقود والذي تم العثور عليه.

يجب وضع الأشياء في كيس بلاستيكي مع ملاحظة الرقم التسلسلي من السجل، والمكان الذي تم العثور عليه، والتاريخ، واسم الشخص الذي وجد القطعة.

يجب تخزين العناصر القيمة مثل المجوهرات، والهاتف المحمول، والمحافظ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، والآيباد وغيرها في خزانة.

إذا كان لدى نظام إدارة الفنادق وظيفة تتبع تلقائي، قم بوضع تتبع في ملف النزيل يوضح أن هناك عنصر مفقود تم الاحتفاظ به مع قسم الإشراف الداخلي.

إرسال بريد إلكتروني للنزيل لإبلاغه عن العنصر المفقود (وفقًا لسياسة الفندق).

عندما يتصل النزيل بالفندق للسؤال عن العنصر المفقود، يجب فقط على الشخص الذي يحافظ على السجل الاستجابة الى المكالمة.

حالما يتم إرسال العنصر إلى النزيل أو يتم جمعه من قبل الشخص المخول من النزيل، يجب إدخال ذلك على النظام بشكل مناسب.

تصنف العناصر المفقودة والتي تم العثور عليها على النحو التالي:

  • أشياء قيمة.
  • أشياء غير ثمينة.
  • العناصر القابلة للتلف.

أشياء قيمة:

  • يتم الاحتفاظ بسجل منفصل واحد للأشياء الثمينة المفقودة والعناصر المحفوظة ويتم الاحتفاظ بالبنود في خزانة آمنة للودائع.
  • يتم الاحتفاظ بالبنود الثمينة لمدة ستة أشهر (وفقًا لسياسة الفندق).
  • إذا لم يكن هناك استجابة من النزيل ، سيتم إجراء المزاد عليها.

عناصر غير قيمة:

  • يتم الاحتفاظ بهذه العناصر لمدة ثلاثة أشهر في عهدة آمنة بعد إدخال الإدخالات اللازمة.
  • إذا لم يكن هناك استجابة من النزيل حتى ذلك الوقت سيتم التخلص من هذه العناصر. على سبيل المثال: يتم منحها للذي وجدها.

البنود القابلة للتلف:

  • يتم الاحتفاظ بالمواد القابلة للتلف والمفقودة لمدة ثلاثة أيام.
  • في حالة وجود أي طلب يجب القيام به وفقًا لذلك.

 

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. اشرح المصطلح “مفقود وموجود”؟

Q2. ما هي خطوات عملية حفظ الأشياء القيمة؟

Q3. أين يجب الاحتفاظ بالمواد الثمينة؟

Q4. لماذا من المهم تسجيل جميع العناصر على سجل المفقود والمعثور عليه؟

Q5. ما هو الإجراء بالنسبة للبنود غير الثمينة؟

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق