القسم: المكاتب الأمامية -أمين الصندوق

وقت التدريب: 30 دقيقة

يجب إعداد جميع الخصومات/ التسويات/ البدلات الخاصة بالرسوم المرسلة للنزيل على قسيمة بدل، ويجب أن يتم التصريح من قبل رؤساء الأقسام بنفس الأمر. يتم السماح بالخصومات عادة من قبل مدير المكاتب الأمامية أو المدير المقيم أو مدير المبيعات.

يجب أيضاً توزيع المخصصات للمراجعة والموافقة من قبل المدير العام والمراقب المالي.

عادة ما يقوم أمين الصندوق من المكتب الأمامي بتمرير خصم عندما يشير الضيف إلى أنه/ لديها شكوى حول سعر الغرفة المطبقة، رسوم على الفاتورة، نزاعات حول الميني بار، فوترة مزدوجة، أدوات مجانية التي هي جزء من السعر وربما أيضا بسبب عدم الرضا عن خدمات معينة في الفندق.

إذا شعر أمين الصندوق أن هناك حاجة لإجراء تعديل، فيجب عليه إبلاغ مدير المكاتب الأمامية أو المدير المقيم بحيث يمكن القيام بالخطوات الفورية لاسترداد الخدمة.

إذا نشأت حالة ضرورية للغاية، فيجوز تخويل الخصم/ البدل والتعامل معه من قبل أمين الصندوق في المكاتب الأمامية، ولكن يجب مراجعة جميع هذه الخصومات من قبل مدير المكاتب الأمامية أو المدير المقيم في نهاية كل نوبة.

يجب تمرير الخصم فقط عندما يكون هو الطريقة الوحيدة لتهدئة أو إرضاء النزيل.

نشر إدخال (–ive) على رمز المعاملة/ الخصم الصحيح لتمرير الحسم.

عندما يكون القرار هو إجراء الخصم، يقوم الصراف بإعداد قسيمة الخصم، ويجب أن تحتوي القسيمة على المعلومات التالية:

• التاريخ الذي يتم فيه تمرير الخصم.
• اسم النزيل.
• رقم الغرفة.
• توقيع أمين الصندوق.
• توقيع المدير المعتمد.
• السبب / شرح التعديل في السعر.
• مقدار التعديل.

ثم يتم وضع القسيمة مع قسائم الخصم الأخرى التي تم عملها لهذا اليوم للمراجعة من قبل المراجعين الليليين.

سيتم توقيع جميع الخصومات من قبل مدير المكاتب الأمامية/ المدير المناوب.

ستتم طباعة تقرير عن الخصومات/ التخفيضات لليوم بشكل يومي وتعميمه مع مجموعة تقارير التدقيق الليلي.

كما سيحتفظ المدير العام/ المراقب المالي بالإشراف عن كثب على الحسومات. سوف يقوم بمراجعة واعتماد جميع الخصومات على أساس يومي وسيقوم بالتحقيق والتوفيق بين أي خصومات غير عادية أو متكررة.

وتجدر الإشارة إلى أنه عندما يتم تمرير الخصومات مع رموز الخصم المقابلة الصحيحة يجب أن تستخدم فقط من قبل أمين الصندوق ومكتب الاستقبال. على سبيل المثال: للحصول على تصريح مرور في تأجير الغرفة، يجب استخدام رمز المعاملة أو رمز الإدارة “رسوم غرفة الإعالة” فقط.

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. من المسؤول عن تفويض الخصومات؟

Q2. لماذا من المهم اختيار رمز المعاملة الصحيح أثناء اجراء الخصم ؟

Q3. ما كل التفاصيل المراد تحديثها في قسيمة الخصم؟

Q4. لمن يتم إبلاغه عند نزاع النزيل بشأن الرسوم على الفاتورة؟

Q5. متى يجب على أمين الصندوق في مكتب الاستقبال أن يتقاضى رداً على الرسوم؟