المكاتب الأمامية

السياسات والإجراءات – المكاتب الأمامية – تسجيل وصول المجموعات

تسجيل وصول المجموعات

القسم: المكاتب الأمامية -الاستقبال

وقت التدريب:30 دقيقة

 

قبل وقت وتاريخ الوصول:

  • دائما يحدد منسق المجموعة من مكتب الاستقبال قبل الوصول.
  • الاتصال باستمرار مع منسق المبيعات للحصول على المعلومات.
  • التحقق من إعداد بطاقات تسجيل الوصول الخاصة بالمجموعة مع قائمة الغرف للتوقيع عليها.
  • التحقق من قراءة جميع المراسلات ذات الصلة والإبلاغ بها أثناء اجتماع الموظفين الصباحي.
  • التحقق من تعليمات إعداد الفواتير الخاصة بالمجموعة والتأكد من صحة تعليمات الفوترة التي تم إدخالها في برنامج إدارة الفندق.
  • التحقق من تخصيص غرف المجموعة ذات الأولوية،و فصل مفاتيح الغرف عند الوصول.
  • في حالة وصول المجموعة في وقت واحد، يجب تخصيص جميع الغرف وتغيير جميع المفاتيح.
  • التحقق من تطابق عدد المفاتيح لكل غرفة مع إشغال الغرفة.
  • التحقق من إدراج بطاقات مفتاح في ظرف بطاقة المفتاح جانب قائمة الغرف.
  • التحقق من طباعة تقرير التتبع لمكتب الاستقبال وقراءة التعليمات المقدمة.
  • التحقق من اختيار منطقة تحقق مناسبة في المجموعة وفقًا لما يلي:
  1. حجم المجموعة.
  2. حظر الجناح لإقامة المجموعة.
  3. النقل إلى الفندق.

وقت الوصول:

  • يجب أن تبقى بطاقات التسجيل جنبا إلى جنب مع مفاتيح وفق الترتيب الأبجدي.
  • يجب أن تكون هناك جاهزة نماذج كافية للنزلاء لتوقيع بطاقات التسجيل الخاصة بهم.
  • يجب إعداد المشروبات الترحيبية والمناشف الباردة حتى يتم تقديمها عند الوصول. وعدد دقيق للمشروبات التي يتم طلبها مسبقًا حتى يكون مشرف خدمة الغرف على علم بهذا المطلب.
  • يجب إعلام مكتب الجرس بموعد وصول المجموعة، وينبغي تنسيق الاحتياجات التالية:
  1. يجب تجهيز علامات الأمتعة.
  2. يجب تنظيم خطة تسليم الأمتعة.
  3. يجب إعداد قائمة مهام مع الأخذ في الاعتبار حجم المجموعة ووقت الوصول.
  4. يجب إجراء جميع التغييرات مع موعد وصول المجموعة  في المنطقة وحجم المجموعة ليتم منحها إلى البواب.
  5. اجمع وقت مكالمة الاستيقاظ للمجموعة من قائد الرحلة.

 

أسئلة موجزة للتدريب:

Q1. كيف تختار منطقة تسجيل الدخول المناسبة للوصول الجماعي؟

Q2. لماذا هو مطلوب طباعة تقرير التتبع؟

Q3. ماهي أهمية مكتب الجرس في وصول المجموعة؟

Q4. هل من المطلوب الإشارة إلى وصول المجموعة أثناء الاجتماع الصباحي؟

Q5. على أي ترتيب يتم الاحتفاظ ببطاقات التسجيل ولماذا في ذلك الترتيب؟

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى