المكاتب الخلفية

الوصف الوظيفي لمساعد المحاسب في الفنادق

مساعد محاسب

المسمى الوظيفي: مساعد محاسب/ كاتب مالي.

تحت إدارة: المدير المالي/ المراقب المالي.

 

ملخص الوظيفة:

يقوم مساعد المحاسب المساعدة في عمليات التمويل اليومية وهو المسؤول الأول عن الحوسبة والتسجيل وجمع وتحليل والتحقق من البيانات العددية لاستخدامها في الحفاظ على السجلات المحاسبية للعمليات المالية للفندق.

بالإضافة إلى ذلك هو المسؤول عن توليد الفواتير وجمع جميع الإيرادات المستحقة للفندق بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب وفقا للسياسات والإجراءات المحاسبية، كما يساعد المدير المالي في توجيه الأنشطة المالية للفندق.

 

مهام ومسؤوليات المحاسب:

  • المساعدة في إدارة الإيرادات المتلقاة والمشتتة بما في ذلك الحسابات المستحقة القبض، الحسابات المستحقة الدفع، كشوف المرتبات، التدقيق، تقارير دفتر الأستاذ العام.
  • مسؤول عن وظائف التعامل النقدية للفندق والتوفيق بين جميع المبالغ النقدية المسقطة في مكتب الاستقبال.
  • المساعدة في تحليل البيانات المالية على أساس شهري والإبلاغ عن أي اختلافات لرؤساء الإدارات المعنية.
  • المساعدة في عمليات المراجعة المالية والضريبية.
  • المساعدة في إعداد الإقرارات الضريبية ومتطلبات الإبلاغ عن الشركات.
  • مساعدة المراقب المالي مع إدارة الأنظمة، ومصالحة حساب دفتر الأستاذ العام، وإعدادات الميزانية، وقوائم الجرد، والإغلاق الشهري والمسؤولية الكاملة عن تقرير الربح والخسارة.
  • مساعدة المراقب المالي على استكمال عملية مراجعة نهاية السنة.
  • مراجعة واعتماد جميع أوراق العمل والمراجعة.
  • تسديد دفاتر الأستاذ المدينة في نظام إدارة الممتلكات، وفوترة جميع حسابات دفتر الأستاذ.
  • إعداد وثائق الفوترة وجمع الائتمان والمتابعة وإبلاغ المراقب المالي عن أي حسابات محتملة غير محصلة.
  • المقارنة بين بطاقة الائتمان والنسخة الاحتياطية لصندوق النقدية العام وإبلاغ المراقب المالي بأية تناقضات.
  • سحب بطاقات الائتمان (AMEX  DINERS ، وغيرها) وكذلك الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومقروءة لجميع بطاقات الائتمان.
  • المقارنة بين البيانات المصرفية.
  • إعداد تأكيدات التحويل الإلكتروني للفواتير المستردة.
  • إعداد أذونات بطاقات الائتمان لأمريكان إكسبريس، فيزا، ماستر، داينرز وغيرها، وأرسالها إلى البائعين.
  • التحقق مما إذا كانت رسوم خدمة بطاقة الائتمان تتم محاسبتها بشكل صحيح لجميع معاملات بطاقات الائتمان.
  • مراجعة جميع تفاصيل دفتر الأستاذ، ودفتر الأستاذ المدينة ودفتر الإيداع للتحقق من صحة الدفع والإيرادات والفوترة الصحيحة.
  • إذا وجد أي اختلال أو اختلاف في دفتر الأستاذ، التنسيق مع فريق PMS لحل المشكلة.
  • مراجعة النشرات والمدفوعات والإيرادات وتقارير رصيد الزائرين على أساس يومي.
  • ضمان تطبيق الضرائب الصحيحة على جميع برامج الفوترة مثل أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) ، ونقاط البيع (POS) وبرامج SPA.
  • المحافظة على قواعد البيانات المحاسبية عن طريق إدخال البيانات في برنامج المحاسبة.
  • المساعدة مع الفواتير القابلة للسداد.
  • إعداد حسابات جديدة وفقًا لسياسة الائتمان المعمول بها.
  • تعيين رقم AR فريد إلى الحسابات الجديدة المعتمدة على كل من برنامج PMS وبرنامج المكاتب الخلفية.
  • المساعدة في التوفيق بين عناصر حالة الحساب المفتوحة.
  • إدخال ملخص الصراف العام والحفاظ على الموثق.
  • أرشفة وتوزيع إلغاءات البطاقات الائتمانية، وتحذيرات الائتمان.
  • معالجة ومتابعة جميع الشيكات المرتجعة والمقبولة والدفعات النقدية.
  • تحليل الإيرادات والعمولات والمصاريف لضمان تسجيلها بشكل مناسب شهريًا.
  • الحفاظ على الملفات الدائمة وشهادات التأمين للموردين.
  • الحفاظ على عقود الموردين.
  • معالجة كشوف المرتبات والتحقق من التقارير.
  • عمليات طلبات الشراء حسب الحاجة.
  • تدوين عمليات المراجعة الشهرية للمخزون / إدخال الإجماليات للمخزون في جدول البيانات.
  • الحفاظ على اللوازم المكتبية وترتيبها حسب الحاجة.
  • أي مهام أخرى متعلقة بالوظيفة تحدد من قبل المراقب المالي.
  • انجاز مهمة المحاسبة والتنظيم من خلال استكمال النتائج ذات الصلة حسب الحاجة.

 

الشروط:

مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تجميع الحقائق والأرقام واللغة الإنجليزية سواء المكتوبة واللفظية.

الكفاءة مع MS Office (Excel / Word) وخبرة مع PMS مثل Opera و Master Room و Protel و Visual One و Delphi و Sun Finance و Oracle Finance و SAP.

التعليم:

خريج المدرسة العليا أو ماجستير في التجارة أو بكالوريوس في المحاسبة.

الخبرة:

1-2 سنوات من الخبرة في العمل مع خبرة سابقة في مكتب المحاسبة أو خبرة في مجال التمويل والمحاسبة في الفنادق والضيافة.

الوسوم

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق
إغلاق