تنسيق التعامل مع البريد والبريد السريع في الفنادق

النزلاء في الفندق والضيوف أصحاب الحجوزات يعتمدون على مكتب الاستقبال في الفندق على تسليم البريد والبريد السريع. يعرّف مدير المكاتب الأمامية عادة إجراءات أو سياسات التشغيل القياسية لمعالجة البريد والبريد السريع. يمكن أن تستند هذه السياسات وفقًا للمتطلبات القانونية للسلطات الحكومية المحلية.

وهذا يعني أن موظفي مكتب الاستقبال عليهم ختم الوقت لجميع رسائل النزلاء عند وصولها إلى الفندق، وأيضًا المساعدة إذا كان هناك أي استفسار في المستقبل بشأن موعد وصول البريد ومدى سرعة تسليمه للنزيل.

يتم تعقب جميع تفاصيل البريد والبريد الوارد الواردة في “سجل البريد والساعي” في مكتب الاستقبال أو من قبل الكونسيرج. عندما تصل إلى الفندق، سيتحقق مكتب الاستقبال على الفور للتأكد من أن النزيل موجود حاليًا (في الفندق)، وقام بتسجيل الوصول، أو الحجز بالفعل.

حتى بضع سنوات، كان يتم الاحتفاظ برسائل البريد في الخلفية مع المفتاح، لأسباي أمنية، يتم الآن الاحتفاظ بالمفاتيح والرسائل البريدية بعيدًا عن المكتب خلف مكتب الاستقبال. ويمنع هذا الأسلوب الأشخاص الآخرين من معرفة أي غرفة مشغولة بسبب وجود بريد في فتحة الغرفة.

يجب على مكتب الاستقبال إخطار النزيل بأنه تم استلام البريد أو البريد السريع. تقوم بعض الفنادق بإبلاغ الضيف عن طريق تشغيل مصباح الرسائل على الهاتف وتقديم نموذج مطبوع إلى غرفة النزلاء “نموذج رسالة النزلاء”.

يجب الاحتفاظ بحزم كبيرة كبيرة للغاية في مكتب الاستقبال في غرفة آمنة عادة في “غرفة الأمتعة اليسرى”. يجب تسجيل تفاصيل هذه الحزم وموقعها في سجل البريد والبريد السريع.

تحميل نموذج البريد:

نموذج تسجيل استلام البريد