المسمى الوظيفي: منسق مبيعات/ منسق تسويق
تحت إدارة: مدير المبيعات
ملخص الوظيفة:
يتمثل الدور الأساسي لمنسق المبيعات في أداء واجبات المكتب العامة لدعم فريق المبيعات والتسويق على سبيل المثال: تقديم وإرسال البريد الإلكتروني، والطباعة، وارسال الفاكس، والنسخ، وتحميل الأسعار الخاصة أو المتفاوض عليها في نظام إدارة الممتلكات والحفاظ على صورة العملاء والشركة.
ينبغي أن يساعد في بيع غرف النزلاء، خدمات المطاعم ومرافقه حسب توجيهات مدير المبيعات. كما يجب أن يقدم دعم إداري فعال من خلال إجراء الأبحاث وإعداد التقارير الإحصائية وجمع ومعالجة البيانات الحساسة وحل مشكلات النزلاء وأداء المهام المكتبية.
مهام ومسؤوليات منسق المبيعات:
- الرد على الهاتف والرد على استفسارات المتصل بطريقة ممتازة.
- الإجابة على أسئلة العميل عن مرافق وخدمات الفندق (مثل ساعات العمل والأسعار وأسعار الغرف والعروض الترويجية والترفيه والمطاعم وما إلى ذلك).
- العمل كنقطة اتصال للعملاء والتواصل معهم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني للرد على الأسئلة والطلبات.
- مسؤول عن التنسيق الداخلي مع فريق المبيعات والتسويق.
- إنشاء التقارير وإعداد العروض وتفاصيل المجموعات والتنسيق مع العملاء والموردين.
- إعداد المستندات المتعلقة بالمبيعات في جميع مراحل عملية المبيعات (مثل: المقترحات والعقود وطلبات الولائم CVGR).
- جمع المواد والمعلومات (مثل: الكتيبات، والمواد الترويجية، والعروض التجريبية للمبيعات، وأدوات الترحيب، والهدايا التذكارية وغيرها).
- جمع البيانات عن الشركات الرائدة من خلال البحث على الإنترنت، والتواصل، والتسويق عبر الهاتف.
- إدارة مواعيد مديري المبيعات والمديرين التنفيذيين، وترتيبات السفر.
- مساعدة فريق المبيعات عن طريق إدارة الجداول، وتقديم الوثائق الهامة وإيصال المعلومات ذات الصلة.
- ترتيب وتنسيق الاجتماعات والأحداث وأي مواعيد.
- تسجيل وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- التفاعل مع العميل فيما يتعلق بالعملاء المحتملين، واحتياجات الفندق وسفر العميل.
- يجتمع مع العملاء في غياب رئيس المبيعات أو مديري المبيعات على نحو فعال ومهني وينقل تفاصيل البيع إلى العميل.
- أداء جولات في الفندق مع العملاء المحتملين.
- المراقبة والاستجابة إلى الاتصالات الواردة وتحويلها.
- تصميم وتحميل واستخراج وصيانة قواعد بيانات العملاء.
- إنشاء وإدارة ملفات تعريف الشركة ووكيل السفر على نظام إدارة الممتلكات.
- معرفة عملية دمج ملفات التعريف.
- تحميل وإدارة رموز الأسعار إلى برامج الفندق، وربط الأسعار المتفاوض عليها بملفات الشركة الصحيحة.
- طباعة تقارير المبيعات اليومية لكل مدير مبيعات وأرسلها إلى رئيس المبيعات.
- طباعة تقارير الإنتاجية لكل مديري المبيعات وتقديمها إلى رئيس المبيعات.
- توثيق واسترجاع الملفات والمواد المرجعية.
- إجراء البحوث وجمع البيانات لإعداد التقارير والمستندات.
- يستخدم استراتيجية مبيعات فعالة لتحقيق أقصى قدر من عائدات الفنادق.
- ينسق الترتيبات اللازمة مع البائعين المتعلقة بالمبيعات.
- يؤسس علاقات قوية مع البائعين لضمان تحقيق الحد الأقصى من عائدات الفنادق.
- التأكد من الانتهاء من جميع الوثائق التي تنتجها إدارة المبيعات (أي BEO، العقود، القوائم، المقترحات) بدقة وفي الوقت المناسب.
- الاستجابة للشكاوى المقدمة من العملاء وتقديم دعم ما بعد البيع عند الطلب.
- التأكد من توافر الأدوات الكافية أو المواد المتعلقة بالمبيعات في جميع الأوقات
- واجبات أخرى يكلف بها رئيس أو مدير المبيعات أو الإدارة.
الشروط:
- التحدث مع الآخرين باستخدام لغة واضحة ومهنية.
- إعداد ومراجعة الوثائق المكتوبة بدقة وبشكل كامل.
- معرفة بممارسات العمل والإجراءات الإدارية للمكاتب القياسية.
- مهارات ممتازة في خدمة العملاء.
- قدرة على التواصل الفعال باللغة الإنجليزية خطيا وشفهيا.
- ودود، مهتم بالعميل، مبتسم وقادراً على العمل في ضمن فريق.
التعليم:
دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال، مهارات كمبيوتر جيدة؛ يتقن استخدام Microsoft Office برامج المكتب ومعرفة وحدات المبيعات والتسويق مثل Delphi و Opera S & M و Protel S & M إلخ.
الخبرة:
سنتان أو أكثر من العمل في فندق أو عمل مكتبي أو المبيعات. خبرة سابقة للعمل في دور مماثل.
