يعتبر حظر أو تخصيص الغرف جزءًا من نشاط التسجيل المسبق للنزلاء، ويساعد ذلك في التخطيط لتلبية المتطلبات الخاصة بالنزيل وكذلك تخصيص الغرف المناسبة في الفندق، في بعض الفنادق تتم هذه العملية قبل يوم أو يومين من وصول النزيل.
على الرغم من أن قسم الحجوزات قد يخصص الغرف المرغوبة مسبقًا، إلا أن مكتب الاستقبال هو المسؤول عن تخصيص غرف الضيوف وفقًا للمتطلبات المحددة التي قاموا بها في وقت الحجز، ستساعدك النقاط التالية في أرشفة حظر الغرف بطريقة مناسبة.
1) طباعة قائمة الوصول مفصلة في لليوم التالي، والتي تعرض تفاصيل إضافية للضيوف مثل تاريخ الوصول وتاريخ المغادرة ونوع الغرفة المحجوزة وسعر الغرفة و كبار الشخصيات وعدد مرات الإقامة السابقة ووقت الوصول والجنس وميزات محددة للغرفة (للمدخنين / لغير المدخنين) و غيرها .
2) تخصيص الغرف وفقا لنوع الغرفة المحجوزة من قبل العميل. إذا كان نوع الغرفة غير متوفر، فحاول الترقية وفقًا لسياسة الفندق والإمكانية.
3) إذا كان هناك طلبات محددة مثل التدخين/ عدم التدخين، بعيدا عن المصعد وغيرها، يتم البحث عن غرفة مطابقة لهذا المطلب وتخصيصها.
4) إذا كنت تقوم بتخصيص غرفة مسكونة سيتم مغادرة نزيلها في نفس يوم الحجز الذي تود تخصيصه، يتم التحقق من وقت وصول النزيل. ومنح وقتًا كافيًا لقسم تنظيف الغرف لإعدادها للنزيل التالي.
5) كن حذرًا خاصة أثناء حجز الغرف لكبار الشخصيات بعد تخصيص الغرفة، يمكنك وضع “تتبع” أو إرسال قسيمة طلب إلى إدارة الإشراف الداخلي لوضع وسائل الراحة الخاصة بكبار الشخصيات في الغرفة. إذا كان برنامج PMS / hotels يحتوي على ميزة لتأكيد حظر هذه الغرف، فعندئذ قم بتنشيط هذه الميزة. سيضمن ذلك عدم تمكن أي من موظفي مكتب الاستقبال الآخرين من إلغاء وتخصيص هذه الغرفة لنزيل آخر.
6) أثناء ترقية النزيل إلى فئة أعلى، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار دائمًا عدد زياراته السابقة، أو سعر الغرفة، أو أهمية العميل إذا كان الحجز من الشركات، أو نوعية النزيل وغيرها.
7) للسيدات لا يتم تخصيص غرفة متصلة، وأيضا إذا كان الفندق يحتوي طابق مخصص لغرف للسيدات، فقم بتخصيص غرفه فيه.
8) يجب أن يتم تخصيص الغرفة وفقًا لحالة الحجز، أي يتم تأكيد الحجوزات المؤكدة/ المضمونة أولاً. ثم يمكن تخصيص الحجوزات المدرجة / المؤقتة في وقت لاحق.
9) قد يحتاج النزلاء ذوي الاحتياجات الخاصة إلى غرف ملائمة لاحتياجاتهم الخاصة أو وسائل الراحة الخاصة أو الخدمات المطلوبة في وقت الحجز. من المستحسن دائمًا تخصيص هذه الغرف بشكل جيد مسبقا.
10) قد يكون بعض النزلاء الدائمين محددين للغاية حول الغرف التي يستمتعون بها أكثر ويطلبونها بشكل منتظم. حاول تخصيص هذه الغرفة لهؤلاء النزلاء.
